جلسه گپ و گفت با متخصص امور مالی در سازمان های غیر دولتی - باشگاه دانش آموختگان

"مدیریت مالی در تمام پروژه‌ها از جمله پروژه‌های کارآفرینی اجتماعی از یک نظام ثابت پیروی می‌کند..."

خانم ترابی فارغ التحصیل رشته های "مترجمی زبان انگلیسی" و "مدیریت سازمان های مردم نهاد" و دارای بیش از دو دهه تجربه کاری در زمینه حسابداری و مدیریت مالی موسسات تجاری است. وی در پایان دهه هفتاد خورشیدی فعالیت خود را به عنوان مدیر مالی- اداری در سازمان‌های مردم نهاد و موسسات غیردولتی ایرانی آغاز کرد و فعالیت هایش را در حوزه مدیریت مالی پروژه‌های توسعه در سطوح ملی و بین‌المللی دنبال نمود. ایشان هم‌چنین تسهیلگر ارشد برنامه‌های اعتبارات خرد در پروژه‌های مرتبط و عضو کمیته ملی اعتبارات خرد کشور (۱۳۸۸-۱۳۸۷) وعضو کمیته فنی اعتبارات خرد بانک ملی (۱۳۸۹-۱۳۸۷) نیز بوده اند؛ همچینین در کمیته برنامه‌ریزی و اجرایی دو سمینار ملی تشکل‌های غیردولتی ایران (۱۳۸۳ -۱۳۸۱) عضويت داشته اند. خانم ترابی دارای تجارب غنی در زمینه توانمندسازی جوامع محلی به ویژه از طریق راه‌اندازی صندوق‌های اعتبارات خرد است و در این زمینه اقدامات متنوعی در حوزه "ظرفیت‌سازی" و "آموزش" و "برنامه‌ریزی استراتژیک" برای سازمان‌های مختلف انجام داده اند.

در این قسمت، خلاصه‌ای از گفتگوی خانم معصومه ترابی را با عده‌ای از دانش‌آموختگان پرتو می‌خوانیم. این جلسه در تاریخ ۸ تیر ماه ۱۳۹۱برگزار گردید.

دانش آموختگان پرتو: مدیریت مالی در پروژه‌های کارآفرینی اجتماعی شامل چه قدم‌هایی می‌شود؟
م.ت: به نظر من مدیریت مالی در تمام پروژه‌ها از جمله پروژه‌های کارآفرینی اجتماعی از یک نظام ثابت پیروی می‌کند و در برگیرنده مراحل زیر است:
۱) تنظیم بودجه پروژه؛
۲) تجهیز منابع به خصوص منابع پشتیبان؛
۳) کنترل بودجه با هزینه‌های طرح؛
۴) به روز رسانی و ویرایش بودجه براساس روند اجرای طرح و هزینه‌های انجام شده؛
۵) و کنترل نقدینگی پروژه.
البته باید دقت داشته باشید که هر پروژه‌ معمولا تعدادی حامی مالی دارد. در نتیجه، یکی دیگر از بخش‌های اصلی مدیریت مالی پروژه، تنظیم گزارشات مناسب برای گروه‌های مختلف ذینفع است؛ از جمله حامیان مالی، مدیریت سازمان مجری و کل سازمان‌های نظارتی دیگر.

دانش آموختگان پرتو: چگونه می‌توان منابع مالی لازم برای شروع پیاده‌سازی یک طرح کارآفرینی را تامین کرد؟ لطفا در نظر داشته باشید ریسک گرفتن وام در این مرحله بالاست.
م.ت: باید ابتدا بودجه پروژه را نوشت. بخشی از فرایند بودجه تعیین داشته‌هایتان است. بخشی دیگر، فهرست کردن نیازها و تعیین هزینه رفع هر نیاز می‌باشد. در یک پروژه ایده‌آل، حداقل آورده خودتان باید بین ۲۰ تا ۳۰ درصد باشد. پس از اینکه شما کار را شروع کردید می‌توانید با اعتماد بیشتری برای دریافت وام اقدام کنید اگر خواهان وام هستید. یکی از مراحل مهم، پیش‌بینی نتایج پروژه‌تان است که باید تا حد ممکن واقع‌گرایانه باشد و نیز باید گام‌های رو به جلوی خود را به درستی در فرایند پروژه تعریف کنید و منابع مورد نیاز آن را شناسایی نمایید.

دانش آموختگان پرتو: برای پایه‌گذاری یک سازمان غیردولتی کوچک در تنظیم بودجه چه موضوعاتی را باید در نظر بگیریم؟ پیش‌بینی هزینه‌ها چگونه باید انجام شود؟
م.ت: برای یک پروژه در یک سازمان کوچک، شما باید ابتدا برای خود پروژه، بودجه را تنظیم کنید و در انتها برای سازمان خود، به عنوان هزینه‌های بالاسری درصدی از کل بودجه پروژه را در نظر بگیرید.
تنظیم بودجه یک پروژه، از دو منظر باید مورد بررسی قرار گیرد. ابتدا باید تنظیم بودجه براساس فعالیت های پروژه باشد. بعد از آن، باید بودجه را بر اساس آیتم‌های هزینه‌ای و یا همان کدهای حسابداری و مالی تنظیم کرد. البته می‌تواند برعکس هم اتفاق بیفتد.
شما باید برای پروژه مورد نظر خود فعالیت‌ها را تعریف کنید و برای هر فعالیت یکسری ظرفیت‌ها و یا منابع را نیز شناسایی کنید. مثلا اینکه چند نفر نیروی انسانی لازم هست و هر یک چند ساعت و یا چند روز باید کار کنند. هر ساعت یا هر روز کار چقدر دریافتی دارد و غیره. همه این‌ها بودجه نیروی انسانی شما را تشکیل می‌دهد.
از طرفی آیا فعالیت‌های پروژه، سفر می‌طلبد و یا نیاز به یکسری مطالعات دارد. به چه تجهیزاتی نیاز دارید و... هرکدام از این‌ها آیتم‌های مالی است. تجهیزات سفر، ملزومات، ‌کپی یا هزینه جلسات،... شما با در نظر گرفتن هزینه‌های هریک، مبالغی را تعیین می کنید. وقتی تنظیم همه آیتم‌های بودجه تمام شد، شما بر اساس هزینه پشتیبانی که سازمانتان به شما می‌دهد که اصولا شامل هزنیه‌های جاری مثل آب و برق و تلفن، هزینه منشی، اجاره و غیره می‌شود درصدی را در نظر می‌گیرید؛ چون این درصد از پروژه‌های مختلف تأمین می‌شود تقریباً بین حداقل 5 و حداکثر 30 درصد جمع بودجه در نظر گرفته می شود. وقتی این بودجه تنظیم شد، حالا شما می توانید آنها را بر اساس فعالیت ها و به ترتیبت اولویت و اهمیت آنها تنظیم بفرمایید. از این طریق شما در زمان کنترل بودجه و هزینه پروژه می توانید به راحتی پروژه خود را از لحاظ مالی مدیریت کنید.

دانش آموختگان پرتو: چه نرم‌افزارهای حسابداری که استفاده از آنها ساده و سریع قابل یادگیری باشد پیشنهاد می کنید؟ آیا می‌توان برای تنظیم بودجه از نرم‌افزارهای حسابداری فارسی استفاده کرد؟
م.ت: من اصولا با نرم‌افزارهای حسابداری و مالی تقریبا حرفه‌ای کار کرده‌ام و در میان آنها، نرم افزارهای سیاق و فراپیام را پیشنهاد می‌کنم. و بله، تقریبا همه نرم‌افزارهای مالی و حسابداری بخشی به عنوان بودجه نویسی دارند. البته من شخصا تا کنون از این قابلیت نرم‌افزارها استفاده نکرده‌ام چون فعالیت‌های پروژه‌ای که انجام می‌دادم این‌قدر از بابت نوع فعالیت و ردیف بودجه‌ها پیچیدگی داشت که امکان استفاده از این سیستم‌ها برایم وجود نداشت. این قابلیت در نرم‌افزارهای مالی بیشتر به درد نوشتن بودجه‌های سازمانی و به ویژه در ابتدای هر سال می‌خورد. و برای نوشتن بودجه طرح‌ها خیلی مفید نیستند چرا که طرح‌های هر سازمان باید در نهایت بتواند بودجه سال آن سازمان را تامین کند.
نکته بسیار مهمی که باید تاکید کنم کنترل مرتب بودجه است. من از یکی از قابلیت‌های نرم‌افزار مالیم به نفع کنترل پروژه‌های مختلف استفاده کردم. این را می‌گویم تا بدانید که چقدر موضوع کنترل اهمیت دارد وشاید یکی از علل موفقیت من در این بخش استفاده از همین ابزار است.
ما در سیستم‌های حسابداری جاری، قابلیتی داریم به عنوان مراکز هزینه که بیشتر توسط شرکت‌های پیمانی و یا تولیدی مورد استفاده قرار می‌گیرد تا بتوانند هزینه‌های تمام شده تولید یک محصول را بدست بیاورند. من از این قابلیت برای کنترل پروژه‌های خودم استفاده می‌کردم، بدین ترتیب که یکی از مراکز هزینه را حامیان مالی خودم در نظر گرفته و دیگری را ردیف بودجه طرح در نظر می گرفتم. به همه کدهای هزینه‌ای حسابداری نیز این آلارم را می‌دادم که در هر زمان که هزینه‌ای انجام شد از وارد کننده سند هزینه کدام خط بودجه و کدام حامی مالی ،سئوال کند. به این ترتیب در یک دوره زمانی، من هم‌زمان می‌توانستم هم مانده بودجه هر پروژه را داشته باشم و هم تفکیک آیتم‌های بودجه‌ای را و هم اینکه می‌توانستم بدانم از کل هزینه‌هایی که در سازمان ما انجام شده بود هریک از حامیان مالی چه بخشی از آنها را پرداخته بودند. با این گزارشات، به صورت دوره‌ای بودجه هر طرح را بازنگری می‌کردم. این بازنگری به دو صورت اتفاق می‌افتاد: یا بودجه را بین آیتم‌های بودجه جابجا می‌کردیم (یعنی ممکن بود در یک خط بودجه هزینه بیشتری نسبت به یک خط دیگر انجام می‌شد بخشی از بودجه آن را کم و به اولی اضافه می‌کردیم) و یا اینکه متوجه می‌شدیم که هزینه بیشتر از بودجه پیش‌بینی شده است و ما باید بودجه آن را افزایش بدهیم وبه دنبال تامین آن برآییم. این تامین یا از پیدا کردن منبع جدید بود و یا از طریق صرفه‌جویی و استفاده ازنیروی داوطلب بیشتر. خلاصه استراتژی‌های مختلف در این بخش باید بررسی شود و به اجرا درآید.

دانش آموختگان پرتو: قوانین مالیاتی که باید برای پروژه‌های خدمات اجتماعی و سازمان‌های مردم نهاد در ایران در نظر بگیریم چګونه هستند؟ آیا مالیات به آنها تعلق می‌گیرد؟
م.ت: این مبحث بسیار پیچیده است. بحث اصلی این است که طبق ماده ۱۴۴ قانون مالیات مستقیم سازمان امور مالیاتی کشور سازمان‌های غیردولتی و غیرانتفاعی و به تعریف آنها سازمان‌های مردم نهاد معاف ازمالیات هستند (طبق بند ط ماده ۱۴۴). اما باید به چند نکته در این‌جا توجه کرد:
۱) آن سازمان غیردولتی باید حتما مجوز فعالیت از وزارت کشور دریافت نماید.
۲) از طرف سازمان مالیاتی برای آن نهاد یک ناظر تعیین گردد که سالانه تا پایان 31 تیر ماه هر سال باید هم‌زمان با ارائه اظهارنامه مالیاتی یک نسخه از اظهارنامه را به همراه فهرست هزینه‌ها و درآمدها به ناظر نیز ارائه دهد. این آیتم در مورد سازمان‌های خیریه کمی راحت‌تر است چرا که سازمان‌های خیریه معمولا‌ از کمک‌های مردمی تامین می‌شوند و فعالیت‌های آنها بیشتر قابل دیدن و درک عمومی است مثل کمک به بیماران سرطانی و فعالیت‌هایی از این دست. اما در مورد سازمان‌های توسعه‌ای،‌ آموزشی و ظرفیت‌سازی و تحقیقاتی این موضوع خیلی متفاوت است.
هنوز در سازمان مالیاتی کشور آگاهی لازم در مورد این سازمان‌ها وجود ندارد. ما همیشه این مشکل را با سازمان مالیاتی داشتیم که چون پروژه‌های ما ازطریق سازمان‌های ملی و بین‌المللی تامین بودجه می‌شد، به دید سازمان مالیات کمک نبود و سازمان آنها را قرارداد می‌دید واز ما مالیات طلب می‌کرد. در این مورد، قوانین به اندازه کافی واضح نیستند. تجربه شخصی من در ده سال کار مالی در سازمان غیردولتی این بود که تقریبا ‌نیمی از سال‌ها مجبور به پرداخت مالیات شدیم و نیمی دیگر را با هزار دردسر موفق شدیم معافیت بگیریم. فقط یک نکته را توجه کنید: موضوع معافیت مالیات تنها مربوط به درآمد سازمان در پایان سال است و افرادی که با شما در اجرای طرح‌ همکاری می‌کنند و حق الزحمه دریافت می‌نمایند باید مالیات پرداخت کنند. این مالیات تکلیفی است و مربوط به درآمد اشخاص است که معافیت برای آن وجود ندارد.

دانش آموختگان پرتو: بر خلاف فعالیت‌های تجاری دیگر، معمولا هزینه‌های شروع کار در بنگاه‌های اجتماعی از راه سود حاصل درآینده جبران نمی‌شود. با توجه به این لطفا استراتژی‌های دیگر تامین منابع وقتی که هزینه‌ها بیشتر از بودجه پیش‌بینی شده است را نام ببرید؟
م.ت: معمولا باید در زمان تامین بودجه، مبالغی را به عنوان بودجه پشتیبان بسیج کنید تا در این زمان‌های کسر بودجه به کمک شما بیاید. بعضی وقت‌ها در تنظیم بودجه درصدی را هم به عنوان هزینه غیرقابل پیش‌بینی در نظر می‌گیرند. اما اگر این کار ممکن نباشد باید مثلا سعی کنید زمان اجرای مابقی طرح را کاهش دهید یعنی سرعت کار را بیشتر کنید و تا آنجا که ممکن است هزینه خود را در بخش‌هایی کاهش دهید (مانند بسیج نیروهای داوطلب) و در نهایت سعی کنید در صورت امکان ، پروپوزال‌های کوچکتری را تنظیم کنید که مرتبط با بخش‌های مورد نیاز پروژه اصلی باشد و برای آن به دنبال منابع جدید بگردید. به عنوان مثال اگر در بودجه اصلی خرید یکسری تجهیزات به مبلغ A ریال در نظر گرفته‌اید، حال باید سعی کنید این را به صورت کمک‌های غیر نقدی از سازمان‌هایی که برایشان این امکان وجود دارد تامین کنید.
برای مثال ما در یک پروژه توسعه محلی که درآن صندوق اعتبارات خرد را پیش‌بینی کردیم، با یک استراتژی خاص و پروسه ظرفیت‌سازی توانستیم بخشی از بودجه صندوق را از محل کمک‌های خود مردم محل تامین کنیم. در تجربه من در بم، کل کمک مالی ما به صندوق طی ۵ سال کار ۴۰ میلیون تومان بود اما صندوق توانست طی همین ۵ سال نزدیک به ۵۰۰ میلیون تومان به صورت وام خرد برای اشتغال‌زایی به اعضای خود قرض بدهد و این کار از طریق بسیج پس‌اندازهای مردم و استراتژی تزریق تدریجی اعتبارات به صندوق انجام شد.

منبع عکس

آموزش و توانمندسازی

نظرات

darchin's picture

darchin

07.20.12

عاليست. ممنون از همه دست اندركاران.