مراحل اجرایی ثبت یک سازمان مردم نهاد

قوانین و مقررات همواره ملزومات خاصی را برای فعالیت‌های مختلف از جمله ثبت و تاسیس یک موسسه مردم نهاد ایجاد می‌کنند. با این حال، به ثبت رساندن یک موسسه همواره نیازمند استفاده از تجربه عملی افرادیست که قبلا با چنین فرآیندهایی از نزدیک در ارتباط بوده‌اند. در این مقاله، از طریق مصاحبه با یکی از دست اندرکاران با تجربه در حوزه ثبت موسسه مردم نهاد، سعی در آشنایی هرچه بیشتر با فرآیند تاسیس یک موسسه داریم.
جمعیت داوطلبان سبز سازمانی مردم نهاد و غیردولتی است که در حوزه حافظت از محیط زیست فعالیت می‌کند. ایده ابتدایی پایه‌گذاری این سازمان در جمع کوچکی از فعالان محیط زیست در پاییز ۱۳۸۵ رقم می‌خورد و پس از آن با شروع فعالیت‌های مربوط به ثبت و آغاز کار، در نیمه دوم سال ۱۳۸۸ جمعیت داوطلبان سبز در وزارت کشور به ثبت می‎رسد. ماموریت این سازمان " پاسداری و حمایت از زیست بوم‌های سرزمین ایران با استفاده از ظرفیت‌های داوطلبانه" و چشم انداز آن "جامعه‌ای که رفتارهای محیط زیستی و اخلاق مبتنی بر پایداری محیط زیست در آن گسترش یافته‌است،" می‌باشد.
هادی کاشانی مهندس کشاورزی، فعال محیط زیست و از اعضای موسس جمعیت داوطلبان سبز است. وی فعالیت خود را در حوزه‌های زیست محیطی و اجتماعی از دهه هفتاد شمسی آغاز کرده و تا به امروز با سازمان‌های مردم نهاد متعددی در کشور همکاری کرده است. می‌توانید گفتگوی علیرضا شاهباقی را با ایشان در زمینه ثبت سازمان‌های غیردولتی در زیر بخوانید:

ع.ش: سازمان‌های مردم نهاد چه خصوصیات مشترکی دارند که باید در ثبت به آنها توجه شود؟
ه.ک: سازمان‌های مردم نهاد سه خصوصیت مشترک دارند:
۱) غیر انتفاعی هستند؛ یعنی سود و درآمد فعالیت‌های آنها در طول سال به هیچ وجه بین اعضای هیات مدیره تقسیم نمی‌شود.
۲) غیردولتی هستند؛ یعنی مدیریت مالی و اداری آنها توسط دولت و ارگان‌های دولتی صورت نمی‌گیرد. همچنین دولت هیچ ردیف بودجه‌ای برای اداره آنها اختصاص نمی‌دهد. البته سازمان‌های مردم نهاد مجازند از وام‌های دولتی استفاده کنند و یا در برابر اجرای پروژه‌ای از دولت کمک مالی دریافت نمایند.
۳) غیرسیاسی هستند؛ یعنی موضوع فعالیت آنها سیاسی نیست. اگر موضوع فعالیت سیاسی باشد، در حوزه احزاب قرار می‌گیرند و روند ثبت آنها کاملا متفاوت خواهد بود.

ع.ش: اولین قدم در تاسیس یک سازمان مردم نهاد چیست؟
ه.ک: در ایران برای تاسیس یک سازمان مردم نهاد در ابتدا می‌بایست به وزارت کشور مراجعه کرد. همچنین قبل از مراجعه به وزارت کشور متقاضیان می‌توانند فرم‌های درخواست تاسیس تشکل‌های مردم نهاد را از طریق تارنمای وزارت کشور تهیه و تکمیل نمایند. به همین شکل، متقاضیان می‌توانند فرم‌های اساسنامه که از قبل برای تشکل‌های مردم نهاد تهیه شده است را دریافت و تکمیل کنند. شکل و محتوای اساسنامه برای همه تشکل‌های مردم نهاد یکسان است و بصورت یک فرم تیپ توسط وزارت کشور در اختیار متقاضیان گذاشته می‌شود. لذا بیشتر قسمت‌های اساسنامه از پیش آماده شده است و متقاضیان می‌توانند با وارد کردن اطلاعات اعضای اولیه گروه یا همان هیات موسس فرم اساسنامه را به راحتی تکمیل کنند. تنها در قسمتی که مربوط به موضوع و شیوه‌های فعالیت تشکل مردم نهاد است متقاضیان می‌بایست اهداف و موضوع فعالیت‌هایشان را تهیه و تدوین کنند و در آن قسمت همراه با جزئیات بنویسند.

ع.ش: انتخاب اسم برای تشکل به چه صورت انجام می‌شود؟
ه.ک: پس از تکمیل فرم‌های اولیه می‌بایست همزمان با تائید موضوع فعالیت تشکل، اسم تشکل نیز به تائید وزارت کشور برسد. اسم هر تشکل در ابتدا توسط یک کارشناس و مشاور در وزارت کشور مورد بررسی قرار می‌گیرد؛ این نام باید با موضوع فعالیت در ارتباط باشد و هم‌چنین از نظر معنایی و ساختاری استانداردهای وزارت کشور را نیز داشته باشد. بطور مثال، اسم پیشنهادی باید فارسی باشد و دیگر این که همان اسم یا مشابه آن نباید پیش‌تر توسط موسسه یا تشکل دیگری انتخاب شده باشد. معمولا مشاور وزارت کشور در انتخاب اسم کمک می‌کند تا روند ثبت موسسه تسریع گردد.

ع.ش: برای اسم تشکل از چه پیشوندهایی می‌توان استفاده کرد؟
ه.ک: معمولا می‌توان از عناوینی چون جمعیت، بنیاد، موسسه، مرکز و یا انجمن استفاده کرد. در واقع اینها عناوینی هستند که با توجه به بار معنایی آنها و ارتباطشان با موضوع و شکل فعالیت مورد استفاده قرار می‌گیرند. بطور مثال، اگر تشکلی در حوزه علمی پژوهشی فعالیت می‌کند، بنیاد می‌تواند عنوان مناسبی برای آن باشد. ما عنوان جمعیت را انتخاب کردیم زیرا که تمرکزمان بیشتر روی فعالیت‌های داوطلبانه است.

ع.ش: تائید موضوع فعالیت، هویت و تخصص اعضای هیات موسس در وزارت کشور به چه شکل صورت می‌گیرد؟
ه.ک: معمولاً وزارت کشور استعلام‌هایی در رابطه با موضوع فعالیت، هویت و تخصص افراد هیات موسس از ارگان‌های تخصصی و کارشناسی مرتبط با موضوع فعالیت و همین طور ارگان‌های نظامی و امنیتی انجام می‌دهد. اگر این استعلام‌ها با موفقیت انجام شوند و مشکل خاصی درخصوص موضوع فعالیت، تخصص و هویت افراد هیات موسس وجود نداشته باشد، پروانه و مجوز برای فعالیت تشکل صادر می‌شود. بطور مثال در ثبت یک تشکل زیست محیطی باید موضوع فعالیت به تائید سازمان محیط زیست برسد. یا صلاحیت و تخصص اعضای هیات موسس در این رابطه توسط سازمان محیط زیست تائید شود. به همین شکل عدم سو سابقه افراد هیات موسس نیز توسط نیروی انتظامی و دیگر ارگان‌های امنیتی مورد بررسی قرار می‌گیرد. در حوزه‌های دیگر نیز ارگان‌ها و وزارت خانه‌های مسئول موضوع فعالیت و صلاحیت افراد را مورد بررسی قرار می‌دهند.

ع.ش: پس از تائید اسم، موضوع فعالیت، هویت و تخصص اعضای هیات موسس چه کاری باید انجام داد؟
ه.ک: پس از تائید اسم توسط وزارت کشور می‌بایست یک موسسه در ثبت شرکت‌ها با همان نام به ثبت رساند. پس از دریافت کد ثبت شرکت و طی مراحل بعدی در وزارت کشور پروانه فعالیت تشکل با همان عنوان توسط وزارت کشور صادر می‌شود.

ع.ش: به چه علت باید یک موسسه در ثبت شرکت ها با همان اسم ثبت شود؟
ه.ک: از آنجایی که گاهی اوقات ممکن است بین سازمان ثبت شرکت‌ها و وزارت کشورعدم هماهنگی پیش بیاید، امکان دارد که موسسه یا شرکتی هم اسم تشکل به شکل انتفاعی و با هدف کسب درآمد ثبت شده باشد. در این صورت دو موسسه با یک اسم ولی با دو هدف (یکی غیرانتفاعی و دیگری تجاری و انتفاعی) وجود خواهد داشت. به دلیل جلوگیری از این اتفاق، باید یک شرکت هم اسم موسسه خود در ثبت شرکت‌ها ثبت شود تا از ثبت موسسه‌ای انتقاعی اما هم اسم در ثبت شرکت‌ها پیشگیری شود.

ع.ش: آیا تمامی سازمان‌های مردم نهاد به یک شکل ثبت می‌شوند؟
ه.ک: خیر. در ایران دو نوع فعالیت مردم نهاد وجود دارد: نوع نخست، سازمان‌های غیردولتی و غیرانتفاعی یا سازمان‌های مردم نهاد(سمن) هستند. نوع دوم، خیریه‌ها هستند. از آنجایی که خیریه‌ها مسئولیت جذب کمک‌های مردمی و توزیع آن را به عهده دارند، در ثبت آنها علاوه بر مدارک و اسنادی که برای ثبت یک سازمان مردم نهاد مورد نیاز است. آورده مالی آنها نیز باید از طرف وزارت کشور مورد بررسی و تائید قرار گیرد. خیریه‌ها با توجه به حوزه فعالیت خود باید در ابتدا سرمایه یا آورده مالی مشخصی داشته باشند.

ع.ش: آیا می‌توان برای ثبت سازمان‌های مردم نهاد از وکیل کمک گرفت؟
ه.ک: بله. در واقع حتی وکلایی که سابقه چندانی ندارند نیز می‌توانند در ثبت تشکل کمک کنند. البته ما برای ثبت جمعیت داوطلبان سبز از وکیل کمک نگرفتیم و این بیشتر به این دلیل بود که چند نفر از اعضای ما در این رابطه تجربه کافی داشتند. ولی اگر افرادی قصد دارند بدون کمک وکیل اقدام به ثبت تشکل خود نمایند، پیشنهاد می‌کنم یک نفر از اعضا را به طور مشخص مسئول پیگیری مراحل ثبت نمایند. از این طریق می‌توان از یک سری موازی کاری‌ها و پیچیدگی‌های اداری جلوگیری نمود.

ع.ش: آیا می‌توان از مراکز دیگری هم برای ثبت کمک گرفت؟
ه.ک: بله. دفتر سازمان‌های مردم نهاد وزارت کشور در ثبت تشکل مشاوره می‌دهد. اما در ثبت شرکت‌ها متاسفانه امکان مشاوره حضوری وجود ندارد. علاوه بر این در تمامی وزارت خانه‌ها، دفتر مشارکت‌های مردمی به ثبت تشکل کمک می‌کنند. باید وزارت خانه مربوط به حوزه کاری تشکل را انتخاب کرده و به دفتر مشارکت‌های مردمی آن وزارت خانه مراجعه نمود.

ع.ش: ترکیب اعضای هیات موسس باید چگونه باشد؟
ه.ک: حداقل یک یا دو نفر از اعضای هیات موسس باید مدرکی مرتبط با موضوع فعالیت تشکل داشته باشند. بطور مثال، در ثبت یک تشکل زیست محیطی حداقل یک یا دو نفر از اعضای هیات موسس باید مدرک تحصیلی محیط زیست داشته باشند. از نظر تعداد نفرات هم، باید حداقل هفت نفر به عنوان هیات موسس اقدام کنند. البته ما با نه نفر اقدام به تاسیس تشکلمان کردیم که معمولاً هم بهتر است که تعداد اعضای هیات موسس نه نفر باشند. در صورتی که اعضای هیات موسس هفت نفر بودند، سه نفر از این اعضا اعضای اصلی، دو نفر عضو علی البدل و دو نفر هم بازرس می‌شدند. اما به دلیل این که ما نه نفر هستیم، پنج نفر عضو اصلی، دو نفر عضو علی البدل و دو نفر هم بازرس هستند.

ع.ش: ممکن است در مورد نقش اعضا کمی بیشتر توضیح دهید. نقش بازرس چیست؟
ه.ک: بازرس موظف است شیوه فعالیت هیات مدیره را کنترل کرده و مورد بررسی قرار دهد. برای مثال، بازرس باید حساب‌ها و اسناد مالی تشکل را بررسی کند. چنانچه هیات مدیره فعالیتی مغایر با اهداف تشکل انجام دهد، بازرس موظف است تا تخلف هیات مدیره را به آنها گوشزد کرده و در صورت لزوم این مسئله را در مجمع عمومی با دیگر اعضای تشکل در میان بگذارد. همچنین بازرس می‌تواند در صورت لزوم موارد تخلف را به مراجع بالاتر نظیر وزارت کشور اطلاع دهد. بازرس باید سالانه در مجمع عمومی گزارش بررسی‌های خود را در اختیار تمامی اعضای تشکل قرار دهد.

ع.ش: از لحاظ قانون مالیات، وضعیت سازمان‌های مردم نهاد چگونه است؟ آیا آنها نیز باید مالیات پرداخت کنند؟
ه.ک: سازمان‌های مردم نهاد معاف از مالیات هستند. امّا باید حتما در ابتدا پروانه مالیاتی تشکیل دهند و هر سال اظهارنامه مالیاتی پرکنند. پس از تشکیل پروانه مالیاتی برای سازمان مردم نهاد، یک کارشناس مالیاتی انتخاب می‌شود که در پایان سال مالی، اسناد مالی سازمان را بررسی می‌نماید. کارشناس مالیاتی باید تائید کند که فعالیت‌های سازمان فاقد بار انتفاعی هستند. در صورتی که دو تا سه سال پی در پی کارشناس مالی عدم انتفاعی بودن فعالیت‌های سازمان را تائید کند، آن سازمان می‌تواند به دائمی شدن معافیت مالیاتیش امیدوار شود. اما اگر سازمان پروانه مالیاتی تشکیل ندهد، بدون شک مشمول جریمه‌های مالیاتی خواهد شد. در این صورت، باید تلاش کند که یا تخفیف بگیرد یا پیگیربخشیده شدن جریمه‌ها شود. در نهایت باید پرونده مالیاتی تشکیل شود و اسناد مالی سالانه مورد بررسی کارشناس مربوطه قرار بگیرد. به همین دلیل پیشنهاد می‌کنم که افراد همان ابتدا پس از ثبت تشکل بلافاصله پیگیر تشکیل پرونده‌های مالیاتی آن شود.

علیرضا شاهباقی

حقوق و قوانین