مناقشه منافع قسمت دوم و پایانی

در قسمت نخست در مورد تعریف مناقشه منافع و لزوم تدوین یک سیاست مناقشه منافع سخن گفتیم. در این بخش ادامه ی یک سیاست را به عنوان مثال می نویسیم.

برای حمایت از منافع سازمان ( نام سازمان)  این سیاست تهیه شده است تا در صورت بروز مناقشه منافع از منافع سازمان ( نام سازمان) به نفع احسن حمایت شود. این سیاست برای کمک به مدیران ، کارکنان و داوطلبان سازمان ( نام سازمان) در موارد بروز احتمال بروز مناقشه منافع تهیه شده است.

تعاریف :

در این سیاست ( یا دستورالعمل) فرد دارای منافع هرکدام از مدیران، کارکنان، داوطلبان  ( یا اعضای درجه یک خانواده ی آنها) سازمان هستند که دریک تراکنش مالی یا قراردادی  طرف معامله ی سازمان قرار می گیرند که یک کالا یا خدمات را به سازمان عرضه کنند.  یا اینکه هرکدام از مدیران ، کارکنان یا داوطلبان سازمان که در یک شرکت یا موسسه طرف قرارداد سازمان سهمی دارند . به بیان ساده تر زمانی که هر کدام از مدیران ، کارکنان یا داواطلبان سازمان ازطریق شخصیت حقیقی یا به لحاظ ارتباط حقوقی بایک موسسه طرف قرارداد سازمان ( نام سامان ) قرار می گیرند. می توانند در یک موقعیت مناقشه منافع درگیرشوند.

قبول کردن هدایا از طرف موسسات طرف قرارداد سازمان هم می توانند درچارچوب  مناقشه منافع قرار بگیرند.

دستور العمل:

قبل از برگزاری جلسه تصمیم گیری روی قرارداد، شخص دارای مناقشه منافع باید به کمیته تصمیم گیری ،  مورد مناقشه منافع را اعلام کند. مثلا فرض کنید که یک موسسه غیرانتفاعی در نظر دارد یک ملک از یک شرکت بساز و بفروش خریداری کند. و اتقاقا مالک شرکت بساز و بفروش برادرزن یکی از مدیران موسسه ی غیر انتقاعی است. این مدیر باید قبل از برگزاری  جلسه تصمیم گیری برای خرید ملک به هیات مدیره ( یا هر بخش دیگری از سازمان که چنین تصمیمی می گیرد) مورد ارتباط فامیلی را اعلام کند

فرد دارای مناقشه منافع نباید در جلسه ای که روی مورد مناقشه منافع تصمیم گیری می شود حضور پیدا کند. باید قبل از جلسه فرد دارای مناقشه به رییس جلسه اعلام کند که به فلان دلیل تصور می کند که دارای مناقشه منافع است و بنابراین در فلان جلسه که قرار است روی فلان قرارداد تصمیم گیری شود شرکت نخواهد کرد.

شخص دارای منافع اساسا  نباید در جلسه ای که در خصوص مورد دارای مناقشه گفتگو می شود حضور پیدا کند. نباید از محتوی گفتگوها آگاه شود و در رای گیری ها شرکت کند. مگر آنکه جلسه به اطلاعات بیشتری نیاز داشته باشد و بنابراین از شخص دارای منافع دعوت شود که در جلسه ای که به همین منظور تشکیل می شود شرکت کند. و اطلاعات بیشتر را در اختیار جلسه قرار دهد.

نه تنها شخص دارای منافع در رای گیری شرکت نمی کند بلکه از مخرج کسر جلسه رسمی هم کم می شود . یعنی اگر یک هیات مدیره ای هفت نفره است و یک نفر مناقشه منافع دارد فرض براین خواهد بود که جلسه شش نفره است و نصف به علاوه یک می شود 4 نفر. بنابراین با 4 نفر جلسه رسمی است. و برای هر تصمیمی به حداقل 3 رای نیاز خواهد بود ( نصف به علاوه یک ) .

در صورتی که شخص دارای مناقشه منافع عضو هیات مدیره نباشد باید هر چه زودتر به رئیس یا مسوولی که دارد مورد را اعلام کند. و بعد از آن در همه ی مسوولیت هاو جلساتی  که ممکن است روی قرارداد تاثیر بگذارد حضور نخواهد داشت.

این دستور العمل همه ساله توسط مدیران و کارکنان سازمان خوانده خواهد شد. و در فرمی که به همین منظور تهیه خواهد شد اعلام خواهند کرد که از این دستورالعمل آگاهی دارند. و این دستور العمل را به دقت مطالعه کرده اند.

منابع :

The National Council of Nonprofits offers a sample policy at the following web site: http://www.councilofnonprofits.org/?q=conflict-ofinterest
A sample conflict of interest policy is contained in The AICPA Audit Committee Toolkit. (American Institute of Certified Public Accountants, 2005), available from this link (scroll down): http://www.aicpa.org/audcommctr/toolkitsnpo/Independence_and_Related_Topics.htm
A sample policy adapted from the conflict of interest policy developed by the Minnesota Council of Nonprofit Organizations is below.
A sample policy is available from the Minnesota Attorney General's Office web site. http://www.ag.state.mn.us/Charities/ Click on “Charities,” then scroll down to find sample policies. http://www.ag.state.mn.us/pdf/charities/ConflictInterestPolicy.pdf
BoardSource www.boardsource.org, offers affordable publications on this topic including, Managing Conflicts of Interest: A Primer for Nonprofit Boards, Daniel L. Kurtz and Sarah E. Paul (BoardSource, 2006) and an article, "Can Conflicts of Interest be an Obstacle to Board Service?" from the following link: http://www.boardsource.org/Knowledge.asp?ID=3.148
The Council on Foundations offers various publications, including “Conflict of Interest: A Guide to Key Provisions.”  Look for “conflicts of interest” using the search function of the web site:  www.cof.org.

حقوق و قوانین