طراحی محیط کار شما چطور می تواند بر مدیریت منابع انسانی تاثیر بگذارد؟

شما یک کسب و کار را اداره می کنید و طبیعتا سود دهی و هویت شرکت دو دغدغۀ اصلی شما می باشند. شما دغدغه های دیگری نیز دارید، از جمله دستیابی به: بهره وری، بهینه سازی، امنیت، رضایت کارکنان، افزایش کار گروهی، سازگاری با محیط زیست، و غیره. اما آیا به اندازه کافی درباره طراحی محیط کارتان فکر می کنید؟ اگر پاسخ شما منفی است شاید بهتر باشد بیشتر فکر کنید. شاید باور نکنید که طراحی محیط کار شما می تواند از تمام دغدغه های نامبرده مهمتر باشد چرا که بر همه آنها تاثیر مستقیم و به سزایی می گذارد. در گرایشات نوین کسب و کار جهانی، روز به روز شرکت های بیشتری از ایده طراحی فضای باز محیط کار استقبال می کنند، نقشۀ ساختمانی که بر فضای باز و وسیع تاکید دارد و استفاده از اتاقهای بسته و کوچک را، مانند دفاتر شخصی، به حداقل می رساند.

آیا این که دیگر شرکت ها از ایده طراحی فضای باز استقبال کرده اند به معنی آن است که شما هم باید همین کار را انجام دهید؟ برای پاسخ به این سئوال چند عامل از جمله ماهیت کسب و کار شما، باید مورد توجه قرار گیرد. طراحی باز محیط کار برای برخی شرکت ها راحت است و برای برخی دیگر مشکل. بیشتر شرکت ها در وسط این طیف قرار می گیرند، یعنی در کل پذیرای طراحی باز محیط کار هستند اما در موارد مشخصی خود را با نیازهای خاص بخش های مختلف یا کارکردهای مختلف کسب و کار تطبیق می دهند.

کسب و کار شما در کجای این طیف قرار می گیرد؟ بهترین راه پاسخ دادن به این سئوال، این است که جنبه های مختلف مدل کسب و کار خود را بررسی کنید و ببینید که هر یک چگونه می تواند تحت تاثیر مثبت یا منفی طراحی باز محیط کار قرار گیرند. جنبه های کلیدی که در این بررسی بهتر است در نظر گرفته شوند عبارتند از:

فرهنگ سازمانی شما

در پژوهشی که توسط Knoll Workplace Research انجام شده، رابطه بین طراحی محیط کار با رفتار و عملکرد کارکنان مورد بررسی قرار گرفته است؛ به طور خاص، تاثیر محیط های کار باز و بسته بر رضایت شغلی بررسی شده است. یکی از نتایج این تحقیق آن است که کارکنانی که بیشترین اصرار را بر داشتن دفتر خصوصی کرده اند، کسانی هستند که برای مدت زمان طولانی به این شیوه عادت کرده اند. این تحقیق نشان می دهد که این گروه از افراد فکر می کنند سودمندی شان در گرو داشتن یک دفتر خصوصی است در صورتیکه این ایده بیشتر در تصور می گنجد و نه در واقعیت. نکته ای که در این میان وجود دارد این است که سختی تغییر محیط کار ازیک محیط بسته به باز می تواند در برابر مشکلاتی که دفاتر خصوصی به فرهنگ سازمانی تحمیل می کند، بسیار ناچیز باشد.

چه اندازه همکاری نیاز است؟

تحقیق دیگری که آن نیز توسط Knoll صورت گرفته است، به طور خاص رابطه ی میان سبک کار و طراحی محیط کار را نشان می دهد. نتایج این بررسی این عقیده را ثابت کرده است که:" فضای باز اجازه می دهد تا همکاران با یکدیگر بهتر ارتباط برقرار کرده و راحتتر به تبادل اطلاعات بپردازند." متقابلا، الگوهای کسب و کاری که به همکاری های مداوم نیاز دارند(مثلا آنهایی که بر خلاقیت تکیه دارند) بهترین کاندیدا برای طراحی باز محیط کار هستند. برای مثال می توان به شرکت های طراحی گرافیک و آژانس های تبلیغاتی اشاره کرد.

کسب و کار شما تا چه اندازه حساس و فکر محور است

بنا بر دلایلی بدیهی، خلوت کردن در محیط کار نه تنها در برخی از محیط های کسب و کار پسندیده نیست، بلکه ممنوع است. کارمندان بخش منابع انسانی به راحتی در این شرایط می گنجدند چرا که آنان بیشتر مواقع مسئولیت حساس رسیدگی به مسائل و مشکلات کارمندان را دارند. اما در برخی شرکت های مالی یا حقوقی، کارمندان با کارفرمایانی سر و کار دارند که محرمانه بودن صحبت هایشان باید محترم شمرده شود، مانند کارمندان و کارفرمایان در بخش مالی و در بخش منابع انسانی، و بنابراین برای دستیابی به این امر مناسبترین محل برای چنین کسب و کار هایی، محیط کار بسته خواهد بود. حرفه هایی که نیاز به تمرکز حواس دارند نیز در محیط های بسته بهتر عمل خواهند کرد.

شما اگر موارد نامبرده ی بالا را در نظر بگیرید، احتمالا حرفه ی خود را جایی در میان طیف خواهید یافت و اگر اینچنین است مطمئن باشید تنها نیستید. بسیاری از شرکت ها مرتکب این اشتباه می شوند که شکل گیری ایده محیط باز و بسته را به شکل "همه و هیچ" درنظر می گیرند نه "در کنار همدیگر". شرکت ها به طور روزافزون به این واقعیت پی می برند که می توانند از هر دو محیط باز و بسته استفاده کنند. در گزارشی این مسئله عنوان شده است که شرکت های "آی تی" فناوری اطلاعات چگونه از روش های تلفیقی استفاده می کنند که هم شامل محیط بازمی شود وهم محیط بسته، که کارکنان در صورت نیاز از هر دو استفاده کنند.

شما به عنوان کسی که کسب و کار خودش را دارد گزینه های زیادی دارید. بسیاری از شرکت ها امروزه سوار قطار طراحی محیط باز کار شده اند. شما هم با در نظر گرفتن تاثیراتی که تغییرات بر کسب و کارتان خواهند گذاشت می توانید عاقلانه ترین تصمیم را بگیرید.

دن ستیر معاون رئیس National Business Furniture است و یکی از توزیع کنندگان اصلی مبلمان اداری در سطح آمریکا است.

مدیرعامل زیر سی سال، دهم دسامبر 2011