چطور مکالمات کاری سخت را آسان کنیم؟

دفعه بعد که برای مکالمه‌ای که از آن بیم دارید، آماده می‌شوید، مطمئن باشید که طرف صحبتتان هم به احتمال خیلی زیاد به اندازه شما ناراحت است. حتی ممکن است آن فرد از شیوه رفتار همیشگی خودش فراتر برود تا به شما احساس خوبی بدهد.
نتایج یک پژوهش که توسط مؤسسه «فراکتلFractl » از ۱۱۰۰ انجام پذیرفته است، نظر افراد را در مورد سخت‌ترین مکالمات کاری نشان می‌دهد.
وارد شدن به این مکالمات، با ذهنیت مبارزه - که در آن یک نفر برنده و دیگری بازنده است - اشتباه غالبی است که اغلب منتج به نارضایتی هر دو طرف می‌شود. با این حال مطالعات نشان می‌دهد که اغلب افراد واقعا قصد دارند تا در زمان مکالمات اینچنینی باملاحظه و توافق‌پذیر باشند. نزدیک به ۶۶٪ از پاسخ‌دهندگان به ما گفتند که وقتی یک مکالمه سخت را شروع می‌کنند حاضرند برای اینکه طرف مقابل احساس راحتی کند، از موضع خود کوتاه بیایند. درصد مشابهی از افراد، اذعان کرده‌اند که در ایجاد موقعیت ناراحت‌کننده برای شخص دیگری نقش داشته‌اند. بیش از ۷۵٪ پاسخ‌دهندگان گفته‌اند که احتمالا در چنین شرایطی، رک و مستقیم خواهند بود. این آمار برای کسانی که یک مکالمه سخت کاری در پیش دارند، خبر خوبی است چرا که شما می‌توانید مطمئن باشید که بیشتر مردم با یک ذهنیت همکاری‌جویانه این مکالمات را شروع می‌کنند.
همانطور که می‌بینید داشتن طرز فکر مبارزه‌جویانه و این تصور که فرد دیگر منتظر است «تا شما را گیر بیندازد» خیلی هم درست نیست. بلکه آنچه محتمل است این است که شخص دیگر هم به اندازه شما نگران است.

مردم از چه نوع گفتگو‌هایی بیشتر احساس خجالت و نگرانی می‌کنند؟
مذاکره در مورد افزایش حقوق با کسب ۵۸٪ پاسخ‌ها، جزو سخت‌ترین مکالمات تعیین شده است. یافته‌های ما می‌گویند که برای مردم،عذرخواهی درباره یک اشتباه یا تبادل نظر درباره یک سوء تفاهم راحت‌تر است.
زنان از مردان بیشتر در مورد درخواست افزایش حقوق احساس ناراحتی می‌کنند. بیش از ۶۶٪ پاسخ‌دهندگان زن، خیلی و یا تا حدودی احساس ناراحتی از بحث درباره حقوق خود را گزارش کرده‌اند. اما تنها بیش از نیمی از مردان چنین احساسی داشته‌اند.
مدیران باید توجه خاصی به این آمار داشته باشند چرا که اگر حتی از یک مکالمه سخت خوشحال بیرون بیایید به این معنا نیست که کارمند شما هم همین احساس را داشته است. پاسخ‌دهندگانی که رتبه کاری بالاتری داشتند از نتیجه مکالمات سخت خوشحال‌تر بودند. بیش از ۷۵٪ آنها احساس رضایتمندی را از نتیجه مکالمه گزارش کردند در صورتی که تنها ۴۶٪ از افرادی که رتبه سازمانی پایین‌تری داشتند از نتیجه مکالمات احساس رضایتمندی نسبی و یا کاملی را گزارش داده بودند.

چطور یک مکالمه مفید داشته باشیم که در آن هر دو طرف احساس رضایت کنند؟
اکثریت پاسخ‌دهندگان (۸۵٪) اعلام کردند که احتمالا برای یک مکالمه سخت، از پیش آماده خواهند شد. این یک قدم درست است اما اینکه چگونه آماده شوید هم مهم است. مطمئن باشید که:

- مشخص کنید که از مکالمه پیش رو چه انتظاری دارید، اما «برای بردن بحث» آماده نشوید. مشاور روابط کارمندان «فران سپلر» (Fran Sepler) در توضیح این نکته می‌گوید: «مثلا اگر به دنبال افزایش حقوق هستید، شاید بهتر باشد که با اهداف دیگری مکالمه خود را شروع کنید. برای مثال اینکه از کار شما کاملا قدردانی شود، یا اینکه در مورد حقوق و مزایای خود و اینکه آیا به طور منصفانه حقوق دریافت می‌کنید، بپرسید و اطمینان حاصل کنید».

- در مورد ارزش کاری خود تحقیق کنید. دانستن ارزش کاری و اینکه در چه رده‌بندی حقوقی قرار دارید به شما این اعتماد به نفس را می‌دهد که برای درخواست افزایش حقوق اعتماد به نفس بیشتری داشته باشید و ترس‌های ناشی از این مکالمه را کم کنید. با تهیه فهرستی از خدماتی که به سازمان کرده‌اید و جدولی از میزان درامد نقش‌های مشابه با یک پرونده قوی وارد مکالمه شوید.

- با مکالمه طوری برخورد کنید که انگار دو فرد برای حل یک مشکل صحبت می‌کنند. مربی اجرایی، کریستی دانیلز، پیشنهاد می‌کند که از این چارچوب ساده از کتاب «مکالمات قدرتمند» بهره ببرید که در آن هر دو طرف، مالک مکالمه و نتیجه آن هستند:
اوضاع چطور است؟ نظر خود را در مورد وضعیت فعلی بیان کنید و از فرد طرف صحبتتان هم بخواهید تا بگویند آنها اوضاع را چگونه می‌بینند.
نتیجه این وضعیت چیست؟ به واقعیت‌های موجود توجه کنید و هر گونه احساسات را از مکالمه بزدایید. در مورد اثر آن بر روی هر کدام از شما، تیم، و سازمان گفتگو کنید؛ از شخص دیگر بپرسید که آنها چه فکری می‌کنند.
راه‌حل‌های ممکن چه هستند؟ راه‌حل‌ها و جایگزین‌های ممکن را به بحث بگذارید و همین موارد را از فرد دیگر هم بپرسید.
پیش به جلو: هر دو طرف متعهد شوید که به کاری که می‌خواهید بکنید پای‌بند بمانید و مسئولیت بپذیرید.

توجه کنید که چطور هر گام از این چارچوب مکالمه، شامل پرسیدن نظر دیگری می‌شود؛ در نتیجه هر دو طرف احساس می‌کنند که شنیده و درک شده‌اند. این مسئله برای آمادگی پیش از مکالمه هم اهمیت دارد؛ شما باید فرای دیدگاه خود بروید و فکر کنید فرد دیگر چه نظری ممکن است داشته باشد و در مورد تلقی وی از وضعیت هم فکر کنید. اگر نشان دهید که همه دیدگاه‌ها را مد نظر دارید، موفقیت‌تان خیلی بزرگ‌تر خواهد بود.

- در طی مکالمه، خود را مکلف کنید که با دقت به نفر دیگر گوش کنید. کارن هاگ، مدیر ارشد اجرایی شرکت «ایمپرو ادج» (ImproveEdge) می‌گوید «زمانی که عصبی و یا وحشت‌زده هستیم برای اینکه حرفمان را بگوییم و یا اینکه وضعیت را مدیریت کنیم، عجله داریم». سعی کنید که بار احساسی را کم کنید، حرف‌های نفر مقابل را بشونید و با یک راه حل بیرون بیایید. طبق نظر هاگ «شگفت‌انگیز است که می‌بینیم مثلا گاهی با یک تغییر در رفتار با مدیر، نتایج باورنکردنی مانند اضافه حقوق، ارتقا و یا روابط شخصی مستحکم با یکدیگر به دست می‌آید».

منبع