راهکارهایی برای مستندسازی پروژه‌ها

یکی از مهم‌ترین عواملِ مشکل‌ساز در سازمان‌های اجتماعی و گروه‌های مردم‌نهاد در کشورمان، ضعف در مستند‌سازی است. شاید در تجربه‌ کار‌های داوطلبانه و مردم‌نهاد ملاحظه کرده باشید که ارتباطات در این سازمان‌ها بیشتر شفاهی است تا کتبی و مستند؛ اهمیت مستندسازی و ارتباطات کتبی در سازمان‌های داوطلبانه از آن جهت بیشتر است که معمولا در این سازمان‌ها دوره همکاری افراد به خصوص نیروی داوطلب خیلی طولانی نیست و بدون مستندسازی، امکان ثبت تجربه‌ها و انتقال آن به افراد جدید مشکل بوده و روندِ یادگیری سازمان کند خواهند شد.
به دلایلی که گفته‌شد، یکی از مهم‌ترین جنبه‌های مدیریت پروژه، مستندسازی است. گاه به دلیل ضعف مستندسازی، مجریان یک پروژه، از هدف نهایی و حتی مسئولیتشان درک دقیقی ندارند و این موضوع زمینه‌ساز دوباره ‌کاری خواهد شد. برای مستندسازی موثر، لازم است: (۱) همه جنبه‌های پروژه را بررسی کرده و اطلاعاتی برای پرسش‌های مختلف (چرا، چه‌کسی، چه‌چیزی) داشته باشیم؛ (۲) روش پیاده‌سازی مناسبی داشته باشیم که هم اطلاعات مستند شده به سادگی قابل دسترسی باشد و هم مطمئن باشیم همه اعضا در انجام مستندسازی مشارکت می‌کنند.

تجربه‌ای واقعی: در سازمان مردم‌نهاد "راویان دانش" که به آموزش کودکان بی‌سرپرست و یا بدسرپرست می‌پردازد، تلاش می‌شود به همه کارهای سازمان به چشم یک پروژه نگاه شود؛ یعنی حتی اگر فعالیتی توسط یک نفر باید انجام شود، آن‌ را در قالب یک پروژه تعریف می‌کنند. این کار چند خاصیت دارد:
• تعریفی مُدامز از فعالیت‌های مورد انتظار مشخص می‌شود و شخص/تیم انجام‌دهنده، تکلیف خود را به‌ روشنی می‌داند.
• شخص/تیمِ انجام‌دهنده‌ "پروژه" احساس مسئولیت و انگیزه بیشتری می‌کند.
• از الگوهای مستندسازیِ پروژه استفاده شده و حتی فعالیت‌های ریز سازمان هم مستند می‌شود.

آیا همه آنچه باید مستند شود را در نظر گرفته‌ایم؟

(سئوال اول: چرا!) دلیل تعریف این پروژه در سازمان چیست؟ لازم است، خلاصه و ساده، برای تیم مجری پروژه شرح دهیم که چرا این پروژه تعریف شده و این پروژه چه ارتباطی به رسالت سازمان داشته و چگونه اهداف استراتژیک را حمایت می‌کند. به خصوص در سازمان‌های مردم‌نهاد و داوطلبانه،‌ درک این موضوع که مشارکتِ -هر چند کوچک- آنها در انجام پروژه، چطور به برآوردن یک دغدغه اجتماعی کمک می‌کند تاثیر زیادی بر افزایش انگیزه همکاران خواهد گذاشت.
o ضرورت انجام پروژه و ارتباط آن با رسالت سازمان

(سئوال دوم: چه چیزی!) به دنبال چه هستیم؟ همکاران و اعضا تیم پروژه باید بدانند که هدف پروژه دقیقا چیست. یعنی از طریق انجام چه فعالیت هایی می خواهیم به اهداف پروژه دست یابیم؟ بدون داشتن شرح شفافی از فعالیت های یک پروژه، نه می‌توان ارزشیابی مناسبی از آن پروژه داشت و نه تیم انجام‌دهنده درک درستی از وظایف‌شان خواهندداشت. همچنین،‌ ابهام در خصوص فعالیت ها و اهداف پروژه، در دراز مدت می‌تواند این برداشت را بوجود آورد که سازمان تکلیف خود را نمی‌داند و به بی‌انگیزه شدن اعضا منجر می شود.
به این منظور در ابتدا از مدیر پروژه یا تیمِ انجام‌دهنده بخواهید که تعریف پروژه و فعالیت های مربوطه را مکتوب کنند. این شرح می‌تواند خیلی ساده (حتی به نثری خودمانی) و بسیار مختصر باشد، ولی لازم است که حتما مکتوب شود تا اطمینان یابیم که همه درک یکسانی از خروجی پروژه دارند.

(سئوال سوم: چه افرادی!) پروژه باید توسط چه فرد/ افرادی انجام شود؟ بخش دیگری از اطلاعات لازم، باید مشخص کند که پروژه را چه کسانی و با چه مسئولیت‌های مشخصی انجام می‌دهند. لازم است مشخص شود که: چه کسی باید خروجی را تحویل گرفته و آن را تایید کند؟ (تحویل‌گیرنده پروژه)؛ مسئولیت نهایی انجام پروژه با چه کسی است؟ (مدیر پروژه)؛ و اعضا انجام دهنده پروژه چه کسانی هستند؟ مسئولیت هر کدام چیست؟ (تیم پروژه)
اگر تعداد افراد و مسئولیت‌ها زیاد است، باید چارتی درست کنیم که شرح دهد هر عضو یا هر تیم تخصصی به چه کسی پاسخگو است. برای پروژه‌های کوچک، نیازی نیست کار را سخت کنیم و نیازی به تهیه چارت نیست.
o تحویل‌گیرنده پروژه
o مدیر پروژه
o تیم پروژه

سئوال چهارم: (در چه مدت زمانی!) موعد انجام و تحویل پروژه چه وقت است؟ باید مشخص کنیم که زمان تحویل نهایی پروژه چه وقت است و همچنین، در طول زمان انجام پروژه، موعد تحویل اهداف کمی و کیفی مورد انتظار چه زمانی است.
o زمان نهایی تحویل پروژه
o زمان‌بندی تحویل دستاوردها (deliverables)

آیا همه‌ اعضا در مستندسازی مشارکت می‌کنند؟

الگوهایی برای تهیه مستندات آماده کنید. از مهم‌ترین مشکلات افراد در مستندسازی آن است که نمی‌دانند دقیقا باید چه چیزی را ثبت و ضبط کنند. برای رفع این مشکل می‌توان الگوهایی (template) آماده کرد و در اختیار افراد گذاشت. هر الگو به شکل یک فرم خالی است که باید تکمیل شود. مثلا برای مستند کردن یک صورت‌جلسه، گزارش پیشرفت پروژه، نسخه‌ پیشنهادی یک برنامه جدید، یا یک گزارش هزینه، سازمان می‌تواند الگوی مشخصی داشته‌ باشد؛ به این شکل، لازم نیست هر دفعه به این فکر شود که چه جزییاتی باید نوشته شود و به چه ترتیب و اولویتی باید ثبت شود. برای کمک بیشتر به افراد، خصوصا در اولین دفعه‌های مستند‌سازی، می‌توان در کنار هر الگو، یک نمونه کامل شده (از مستندات گذشته سازمان) هم به آنها داد.
یک ایده خوب شاید آن باشد که در انجمن دانش‌آموختگان پرتو یا در وب‌سایت پرتو، الگوهای مختلفی که در سازمان‌هایمان استفاده می‌کنیم را به اشتراک بگذاریم تا بقیه دوستان از آن استفاده کنند یا ایده بگیرند. در دراز مدت، شاید یکی از دوستان بتواند با ایده‌گرفتن از الگوهای مختلف (مثلا برای تنظیم صورت‌جلسه)، یک الگوی نهایی پیشنهاد کند.

مستندسازی را تا می‌توانید ساده کنید.

از نکات مهم در مستندسازی موفق آن است که تا جای ممکن، انجام آن برای اعضا ساده باشد. مثلا هیچ نیازی نیست افراد به قالب خیلی رسمی بنویسند. لازم نیست مستندات خیلی مفصل و با جزییات باشد. حتی می‌توان گزارش‌های هفتگی یک تیم تخصصی را به شکل یک ویدیو ۱۰ تا ۱۵ دقیقه‌ای ضبط کرد. برای این کار باید از نماینده تیم بخواهیم جلو دوربینِ کامپیوتر یا لپ‌تاپِ خود (webcam) نشسته و صحبت کوتاهی در مورد پیشرفت کار داشته باشد. با استفاده از نرم‌افزارهای ساده‌ای می‌توان این صحبت‌ها را ضبط ویدیویی کرده و آرشیو نمود.

به عنوان مثال، در یک سازمان داوطلبانه ایرانی، یک راهنمای قدم به قدم مدیر پروژه‌ها وجود دارد که بخش مستندسازی آن با این جمله آغاز می‌شود: "مدیر پروژه عزیز! لطفا مستندسازی را سخت نگیر و برای شب تحویل کار هم نگذار. هر روز و هر هفته توضیحی بنویس و در دفترِکار آنلاین آپلود کن؛ حتی اگر این توضیح یک خط است!"

مستندات پروژه را به عنوان بخشی از خروجی تعریف کنید.

یک روش مناسب برای اطمینان از مستندسازی، آن است که مستنداتِ هر پروژه، به عنوان بخشی از خروجی نهایی –که باید تحویل داده‌شود- تعریف شود. به این شکل بدون تحویل مستندات عملا پروژه تمام‌شده تلقی نمی‌شود.

تجربه‌ای واقعی: در یک سازمان داوطلبانه ایرانی، بعد از پایان هر پروژه، دستاورد نهایی آن در جلسه گزارش عمومی پروژه‌ها –که معمولا فصلی یک‌بار است- برای اعضا سازمان شرح داده می‌شود. مطابق توافق اعضا، برای هر پروژه پنج مورد زیر باید ارائه شود؛ در غیر این صورت پروژه ناتمام تلقی می‌شود:
یک - خروجی مورد انتظار پروژه
دو- جاهايی كه خروجی می‌تواند مورد استفاده قرار بگيرد (يا قرارگرفته است)
سه- مستند روش انجام كار (برای كمک به انجام پروژه‌های مشابه در آينده)
چهار- ليست انتقادات و ضعف‌های اين نسخه از خروجی
پنج- پيشنهاد برای پروژه‌های بعدی (پیشنهاداتی برای محتوا، ترکیب تيم انجام‌ دهنده و فرد مناسب برای پشتيبان)

توجه داشته باشید که همه این مستندات به ساده‌ترین شکل ممکن تهیه می‌شوند و فقط جنبه کمک‌کننده دارد؛ ممکن است برخی از این موارد در حد یک لیست کوچک یا چند پاراگراف باشد.

آیا دسترسی به همه اطلاعات در هر زمانی امکان‌پذیر است؟

از فضاهای آنلاین یا نرم‌افزارهای مستندسازی استفاده کنید. اصولا یکی از دلایل مستندسازی، دسترسی به مدارک در صورت نیاز و در هر زمانی در آینده دور یا نزدیک است. یکی از بهترین روش‌های آرشیو کردن مستندات سازمان، استفاده از فضاهای آنلاین یا نرم‌افزارهای مستندسازی است. به این شکل به مرور زمان تمام فایل‌ها،‌ گزارش‌ها، توضیحاتی در مورد خروجی و معرفی بخش‌های مختلف کار در یک بستر آنلاین موجود است و اعضا تازه‌ وارد با گذاشتن مقداری وقت و گشتن در این "دفتر کار آنلاین سازمان" می‌توانند بخش مهمی از اطلاعات اولیه لازم را کسب‌کنند.
خوشتبختانه، تعدادی از این فضاهای آنلاین، مجانی است و با سرعت اینترنت ایران هم قابل استفاده هستند. گزینه دیگر، استفاده از نرم‌افزارهای مستندسازی (مثل Microsoft Groove) است که با هر بار وصل شدن به اینترنت اطلاعات جدید را دانلود کرده تا شما بعدا از آن استفاده کنید.
فضاهایِ آنلاین برای مستندسازی پروژه‌ها از طریق وب‌سایت‌های گوناگون ارایه می‌شود. معمولا تنظیم ساده‌ای دارند و به راحتی نیز فارسی می‌شوند.
یکی از سایت‌های ارائه دهنده این خدمات، www.pbworks.com است. در این سایت می‌توانید فضای لازم برای هماهنگی یک پروژه را ایجاد کنید و به اعضا پروژه شناسه کاربری بدهید. این سایت تا ۲ گیگا بایت فضا برای آپلود کردن فایل‌ در اختیار شما می‌گذارد. هر فایل صفحه‌ای دارد که آنجا می‌توان نقد و نظرها در مورد فایل را نوشت و ثبت کرد. همچنین صفحه‌ها و پوشه‌ها (folder) های مختلفی هم به سادگی قابل تعریف است.
اگر نیاز به فضای بیشتر از ۲ گیگا بایت داشتید، می‌توانید از سایت www.dropbox.com استفاده کنید. این سایت فقط برای بارگذاری (آپلودکردن) فایل است. می‌توانید فایل‌های بزرگ خود را آنجا گذاشته و لینک آن را در صفحه‌های pbworks قراردهید.
یکی دیگر از سایت‌هایی که چنین خدماتی ارایه می‌کند، گوگل است. در صفحه‌ www.sites.google.com می‌توانید به سادگی سایت جدید ایجاد کنید.
بعضی سازمان‌ها هم از خدمات سایت www.moodle.com استفاده می‌کنند. اگرچه فضایی که Moodle ارائه می‌کند بیشتر برای درست کردن کلاس و کارهای آموزشی است ولی می‌توان از آن برای هماهنگی و به اشتراک گذاشتن فایل نیز استفاده کرد. خوشبختانه نسخه کاملا فارسی از خدمات Moodle موجود است و ایجاد صفحه‌های جدید در آن به سادگی قابل انجام است.

این نوشته بر اساس تجربه‌ نگارنده در سازمان‌های داوطلبانه و مردم‌نهاد مختلف و با برداشت از منبع زیر تهیه شده‌ است:
- www.mindtools.com