گزارش‌های مالی، اهمیت و انواع آن

گزارش‌گیری از فعالیت‌های مالی بنگاه اجتماعی به صورت پیوسته و مرتب، اهمیت زیادی دارد. بدون داشتن اطلاعات به روز، ممکن است جریاناتی مانند رشد فهرست اموال، مطالبات جمع‌آوری نشده، و یا افت فروش به چشم نیایند و تصمیمات مدیریتی لازم و به‌موقع درباره آن‌ها گرفته نشود. گزارش‌گیری منظم و مرور گزارش‌های مالی توسط مدیران اجرایی و هیات مدیره باعث افزایش پاسخگویی می‌شود و راهکاری مهم برای نظارت داخلی در هر سازمان به شمار می‌رود.

گزارش‌های مالی به صورت دوره‌ای، بر اساس اطلاعات مالی اولیه‌ای که ثبت و ضبط شده‌اند، آماده می‌شوند. زمان‌بندی این گزارش‌ها باید انعکاس‌دهنده نیازهای کارکردی (و اطلاعاتی) بنگاه اجتماعی باشد. آماده‌سازی ماهانه با امکان به روز‌رسانی هفتگی و یا حتی روزانه، بهترین حالت است.
به این گزارش‌ها نباید فقط به عنوان مدارکی نگاه کرد که سالی یک بار برای امور بازرسی و ثبتی آماده می‌شوند. تأثیر یک سیستم نظارت داخلی ضعیف یا قوی، در گزارش‌های مالی نمایان می‌شود.

گزارش‌های مالی شما باید تصویر کاملی از عملکرد مالی بنگاه اجتماعی ارائه دهد؛ گزارش مالی شامل موارد زیر است:

الف) بودجه: شامل تمام جزئیات راجع به هزینه‌ها و درآمدهای بنگاه می‌باشد. بودجه، برای برنامه‌ریزی و نظارت مالی به کار برده می‌شود و پایه مالی هر برنامه عملی می‌باشد. بودجه سالیانه شما، که به صورت ماهانه تقسیم‌‌بندی شده است، برای برنامه‌ریزی وسیله‌ای مهم به شمار می‌رود که دربردارنده تمام فعالیت‌های شما (درآمد و هزینه‌ها) در طول بازه زمانی مشخص است. بودجه با توجه به انتظارات، روند تاریخی، اهداف و همچنین پیش بینی آینده و با استفاده از تجربه و دانش حسابداران، افراد اجرایی و بازاریابان بنگاه اجتماعی تنظیم می‌شود. بودجه نه تنها برای نظارت بر عملکرد مالی مفید است، تنظیم آن نیز به تشخیص مسائلی مانند قیمت‌گذاری و رفع مشکلات نقدینگی کمک می‌کند.

ب) تراز‌نامه: ترازنامه (که صورت حساب موقعیت مالی نیز نامیده می‌شود) تصویری مالی از بنگاه شما در یک مقطع زمانی مشخص ر ا ارائه می‌دهد. این تصویر نشان می‌دهد که شما در مقایسه با ‌ارزشِ خالص بنگاه چه دارید (دارایی) و چقدر بدهکار هستید (بدهی). این گزارش مالی همچنان نشان می‌دهد که بنگاه اجتماعی شما تا چه حد از منابع داخلی (سرمایه عملیاتی) و تا چه اندازه از منابع خارجی (بدهی) استفاده کرده‌ است. به این دلیل که ترازنامه تصویری کلی و بزرگ ارایه می‌دهد، برای سرمایه‌گذاران، اعتباردهندگان و کمک‌کنندگان مالی مدرک مهمی به شمار می‌رود.

ج) صورت حساب سود و زیان: صورت سود و زیان (که صورت حساب درآمد یا صورت حساب عملیات نیز خوانده می‌شود) به منظور ارزیابی میزان سود‌دهی بنگاه اجتماعی آماده می‌شود. این صورت حساب شامل تمام درآمدها، هزینه‌ها، سود و زیان و درآمد خالص در طول بازه زمانی مشخص است. مدیران و سرمایه‌گذاران از این مدرک برای رسیدن به این اهداف استفاده می‌کنند: دنبال کردنِ حاشیه سود (یا درصدِ سود از فروشِ خالص)، نظارت بر تغییراتِ مربوط به بودجه، محک زدن عمل‌کرد گذشته و پیش‌بینی عمل‌کرد آینده. برای ارایه وضعیتِ واقعیِ اقتصادی و به حداکثر رساندن درک از موضوع، سیاست‌های حسابداری و اهداف گزارش‌دهی بی‌شماری می‌توانند در تهیه این صورت حساب مورد استفاده قرار گیرند.

د) صورت گردش وجوه (نقد): روند خرج کردن و فراهم کردن نقدینگی را نشان می‌دهد تا بتوانید نقدینگی لازم را فراهم کرد. مدیریت و آگاهی از گردش نقدینگی، یکی از عوامل اصلی در موفق اداره کردنِ یک بنگاه اجتماعی به شمار می‌رود. صورت گردش وجوه نقد به شما کمک می‌کند تا زمان‌بندی، ماهیت، و آینده گردش نقدینگی را ارزیابی کنید و قادر باشید به‌موقع بدهی‌های خود را پرداخت کنید. این صورت نشان می‌دهد پول نقد در یک بازه زمانی مشخص از کجا به دست آمده، در چه فعالیت‌هایی مصرف شده و کجا سرمایه‌گذاری شده است و میزانِ مازادِ خالصِ پول و یا کمبودِ آن چقدر است. یک صورت گردش نقدی می‌تواند اطلاعات زیادی در اختیار شما قرار دهد. برای مثال، اگر پول نقدِ حاصل از فعالیت‌ها کمتر از درآمد است، شما باید این دغدغه را داشته باشید که چرا سود تبدیل به پول نقد نمی‌شود. ممکن است پول نقد بیش از اندازه در موجودی انبار و یا مطالبات معطل باشد و شما نتوانید حقوق کارکنان و بدهی های خود را پرداخت کنید. اگر یک بنگاه اجتماعی به طورِ مرتب بیشتر از مقدار مصرف پول نقد تولید کند، می‌تواند وابستگی خود را به سرمایه‌گذاران بیرونی کاهش داده و یا برنامه‌های هدفمند خود را (در راستای اهداف اجتماعی، زیست محیطی و فرهنگیِ بنگاه) افزایش دهد. در صورتِ گردش وجوه نقد، نقدینگی هم پولِ نقد و هم اموالی را که به راحتی به پول نقد تبدیل می‌شوند، در بر می‌گیرد. صورت گردش نقدینگی به دو روشِ مستقیم و غیرمستقیم تهیه می‌شود. در روش مستقیم از دریافتی‌های مشتریان و پرداختی ها به عرضه کنندگان، کارکنان، دولت و غیره استفاده می‌شود. در روش غیر مستقیم از تهیه صورت سود و زیان و خارج کردن اقلامی که به پول نقد تبدیل نمی‌شوند استفاده می‌شود. تهیه صورت گردش وجوه نقد از راه غیر مستقیم آسان‌تر است اما روش مستقیم صورت معنادارتری ارایه می‌کند.

تمام گزارش‌های مالی با یکدیگر مرتبط هستند و باید در کنار یکدیگر برای درک کردنِ موقعیت مالی بنگاه اجتماعی به کار روند. بدون در دست داشتنِ تمام این ابزارهای مالی، شما نمی‌توانید اهداف بنگاه اجتماعی‌تان را تعریف کنید و پیشرفت بنگاه را در جهتِ رسیدن به این اهداف ارزیابی کنید.

در قسمت بعدی، در مورد چگونگی آماده‌سازی و استفاده از گزارش‌های مالی خواهیم آموخت.

برگرفته از دوره «مدیریت امور مالی» مدرسه کارآفرینی اجتماعی پرتو