آشنایی با اهمیت سیستم مدیریت مالی و اجزای آن

یک نظام خوب و کارآمد برای حسابرسی و مدیریت مالی، پایه یک بنگاه اجتماعی پایدار به شمار می‌رود. از این رو، آشنایی با مدیریت مالی پایه، اساس موفقیت هر بنیاد غیرانتفاعی، تجاری و یا اجتماعی است.
مدیریت مالی صحیح، مستلزم دریافت اطلاعاتی می‌باشد که به شما کمک می‌کند تا فعالیت‌ها و موقعیت مالی بنگاه را درک کنید. تمام مؤسسات غیرانتفاعی، تجاری و بنگاه‌های اجتماعی برای موفق شدن، نیاز به مدیریت مالی قوی و گزارش‌دهی منظم دارند. این مدیریت مالی و گزارش‌دهی، منافع زیر را در برمی‌گیرد:
• تصمیمات مدیریتی بهینه؛ داده‌های مالی و عملیاتی دقیق و به موقع، به تصمیم‌گیریِ درست و رشد بنگاه کمک می‌کنند.
• تصمیم‌گیری در مورد امور مالی روزمره
• تصمیم‌گیری در مورد انتخاب سرمايه‌گذاری‌های بلند مدت
• تصمیم‌گیری در مورد چگونگی تامین منابع مالی بلند مدت
• انجام حسابرسی دقیق در خصوص هزینه‌ و زیان برای نشان دادن ارزش بنگاه اجتماعی به افراد ذینفع، مشتریان و جوامعی که بنگاه در آن فعالیت می‌کند. بیان درست هدف یک فعالیت اجتماعی به زبان مالی، کمک می‌کند تا سرمایه‌گذاری و حمایت بیشتری از طرف اهدا‌کنندگان خصوصی و دولتی جذب کنید.

اما مدیریت مالی خوب چیست؟
مدیریت مالی خوب، با جمع آوری اطلاعات (مانند ثبت خرید و فروش روزانه و دیگر معاملات) و ارائه و تفسیر آن‌ها از راه تنظیم گزارش‌های مالی آغاز می‌شود. این گزارش‌ها شامل صورت حساب سود و زیان، ترازنامه، صورت گردش نقدینگی و بودجه عملیاتی هستند. این مدارک مالی، همه با هم به ما کمک می‌کنند تا نحوه عملکرد گذشته را بررسی کرده، ریسک‌ها و موقعیت مالی بنگاه خود را تشخیص دهید و فرصت‌های بهبود و رشد را کشف کنید.
در ایجاد یک سیستم مدیریت مالی خوب، عوامل مختلفی دخیل هستند که در ادامه به شرح برخی از آنها می‌پردازیم:

الف – افراد و سیاست‌ها
افراد زیر برای انجام نظارت مالی موثر، نقش حیاتی دارند:

  • کمک حسابدار: مدیریت ثبت روزانه معاملات، نگهداری دفتر حساب عمومی، نگهداری حساب نقدینگی و کلاً مدیریت حساب‌های مربوط به بنگاه اجتماعی را بر عهده دارد.
  • حسابدار: به شما کمک می‌کند تا حساب‌های بنگاه را آماده و مناسب‌ترین نرم‌افزار حسابداری را بسته به نوع بنگاه اجتماعی، انتخاب کنید. همچنین سیاست‌ها و روندهای حسابداری شما را مرور کرده و پیشنهادهای جدید ارائه می‌دهد، در تنظیم بودجه کمک می‌کند و مسئولیت بستن حساب‌ها در پایان سال مالی و نیز آماده‌سازی اظهار نامه‌های مالی سالانه برای افراد ذینفع (مرور مدیران، مالیات بر درآمد، امور بانکی و تأمین مخارج) را بر عهده دارد.
  • مدیران بنگاه: باید فعالانه در روند نظارت و گزارش‌گیری مالی در بنگاه دخیل باشند و نیز اطلاعات مالی بنگاه را به صورت مرتب بررسی کنند.
  • ب- کنترل های داخلی
    در کنار افراد مناسب، داشتن ساز و کار و روش‌های شفاف در موفقیت مدیریت مالی در یک بنگاه اجتماعی ضروری است.
    نظارت داخلی شامل این موارد می‌باشد: داشتن مسئولین مشخص برای امضای مدارک (مانند مخارج، ساعات کاری کارمندان، صورت حساب‌ها و قراردادها)، داشتن شرح حسابرسی و مدارک شفاف و قابل فهم، و سیاست‌گذاری شفاف برای بازبینی و گزارش‌گیری.

    پ – ثبت و ضبط امور مالی (حسابداری مقدماتی)
    ثبت و ضبط روزانه: شما باید فروش، درآمد، خرید و دیگر معاملات روزانه بنگاه اجتماعی خود را در دفتری به نام دفتر کل ثبت کنید. این موارد به صورت دائمی در دفاتر روزنامه و دفتر کل حساب‌ها ثبت و نگهداری می‌شوند. امور مالی ثبت شده شامل موارد زیر است: انواع هزینه‌های پرداختی، درآمد حاصل از فروش و معاملات نقدی، حساب‌های دریافتنی (پولی که بنگاه اجتماعی طلب دارد) و حساب‌های پرداختنی (پولی که بنگاه اجتماعی بدهکار است).
    می‌توان به راحتی گزارش‌های مختلفی از دفتر کل استخراج کرد، مانند:

  • گزارش‌های مشتری: فهرست مشتری‌ها، حساب‌های دریافتنی، گزارش دقیق فروش، معاملات فروش، رسیدها
  • گزارش‌های فروشنده: فهرست فروشندگان، حساب‌های پرداختنی، گزارش دقیق خرید، معاملات خرید، پرداخت‌ها
  • گزارش‌های فهرست اموال: ارزیابی اموال و گزارش تولیدات
  • می‌توانید با استفاده از نرم‌افزار مایکروسافت آفیس، دفتر کل دانلود کنید:
    http://office.microsoft.com/en-us/templates/results.aspx?qu=general+ledg...|

    در مقاله بعدی، به موضوع گزارش‌های مالی، اهمیت و انواع آن خواهیم پرداخت.

    برگرفته از دوره «مدیریت امور مالی» مدرسه کارآفرینی اجتماعی پرتو