آیا شما هم اغلب احساس می‌کنید وقت و انرژی زیادی را صرف تصمیمات روزمره و غیر‌مهم می‌کنید؟ آیا فهرستی از مسائلی دارید که برای مدت‌های طولانی به آنها فکر می‌کنید و در انتظار معجزه‌ای برای حلشان، از اتخاذ تصمیم عاجزید؟ نوشته زیر، سه شیوه برای حل این مشکل پیشنهاد می‌کند. نظر شما در این‌باره چیست؟ آیا این شیوه‌ها برای همه تصمیمات ما کاربرد دارند؟
توجه کرده‌اید که گاهی حتی گرفتن تصمیمات به ظاهر پیش پا افتاده، چقدر سخت می‌شود؟ گاهی وقتی که به رستوران می‌روم با وجود خواندن دقیق منوی غذا، نمی‌دانم که باید چه غذایی سفارش بدهم! هر کدام از غذاها به نوعی برایم جذابند و گاهی فکر می‌کنم شاید باید همه را با هم سفارش دهم!
ممکن است بگویید که این موضوع احمقانه‌ای برای بحث است و مسائل کوچکی مثل این، نیاز به این همه دقت و گفتگو ندارند. شاید درست بگویید اما مطمئنم که شما هم جایی در زندگی روزمره‌تان، در چنین موقعیت‌هایی قرار گرفته‌اید که تصمیمگیری برایتان دشوار بوده است.
در چنین موقعیت‌هایی چه می‌کنید؟ اغلب ما، زمان غیرمعمول و انرژی بسیار زیادی را صرف انتخاب بین گزینه‌هایی می‌کنیم که به میزان مساوی برایمان جذابند. مشکل این است که اگرچه این گزینه‌ها به یک اندازه برای ما جذابیت دارند اما جذابیتشان متفاوت است؛ بنابراین باید برای رسیدن به یک تصمیم از برخی خواسته‌ها دست بکشیم.این مسئله حتی در مورد انتخاب یک وعده غذایی مثلا بین سالاد که غذایی ساده و سالم است، ماهی غزل آلا که کمی سنگین تر اما دارای پروتئین بیشتر است و ماکارونی که غذایی خوشمزه اما دارای کربوهیدرات بالاست، صدق می‌کند.
اگر برای گرفتن این تصمیمات کوچک در زندگی شخصی‌مان، اینقدرزمان و انرژی صرف کنیم، پس وضعیت تصمیم‌های بزرگتری که در ارتباط با کار و حرفه‌مان می‌گیریم، مشخص است. مثلا تصمیم در مورد اینکه باید به دنبال چه محصولاتی باشیم و از خیر کدام یک بگذریم؟ باید چه کسی را استخدام کنیم و به همکاری با چه شخصی پایان دهیم؟ آیا باید صحبت در مورد موضوعی که طرح آن برایمان دشوار است را پیش بکشیم یا نه؟ اگر بله، چه زمانی برای آن مناسب‌تر است و چطور باید آغاز کنیم؟ آیا باید به طرف گفتگو، تلفن بزنیم و یا آنها را ملاقات کنیم و یا ایمیل بفرستیم؟ آیا باید این گفتگو را علنی انجام دهیم یا به صورت خصوصی؟ و سؤالات بیشمار دیگر…
با وجود این همه سؤال، چطور تصمیماتمان را بهتر و راحت‌تر اتخاذ کنیم؟ من سه شیوه را برای این کار پیشنهاد می‌دهم:
اولین شیوه آن است که از عادت‌ها به عنوان راهی برای اخذ تصمیمات و جلوگیری از خستگی و اتلاف انرژی استفاده کنید. شما می‌توانید برای خودتان عادت‌های جدید بسازید! مثلا تصمیم بگیرید که در طول هفته، هر روز برای ناهار، سالاد بخورید. بنابراین کلا مجبور نیستید در این مورد تصمیم بگیرید و می‌توانید انرژی تصمیمگیری را برای چیزهای دیگر ذخیره کنید.
این شیوه برای امور قابل پیش‌بینی و روزمره کاربرد دارد.
شیوه دوم که من نامش را اگر/آن‌وقت می‌گذارم، این است که اتفاقات احتمالی را برای خودتان پیش‌بینی و برنامه‌ریزی کنید. یعنی قواعدی برای اتفاقاتی که براساس شرایط کار و زندگی‌تان، احتمال بیشتری دارد که برای شما رخ دهد وضع کنید و براساس آن قواعد تصمیم بگیرید. برای مثال، کسی مدام حرف من را قطع می‌کند و من نمی‌دانم در مقابلش چه باید بکنم. قاعده من می‌تواند این باشد که اگر شخصی برای دوبار در یک گفتگو حرف من را قطع کرد، آن وقت دفعه سوم حتما از او خواهم خواست تا این کار را نکند.
این دو شیوه – عادت‌ها و اگر/آن وقت – می‌توانند برای تصمیمگیری و واکنش‌دهی به بسیاری از اتفاقاتی که در زندگی روزمره با آنها روبرو می شویم، کمک کنند.
موردی که هنوز حل نکرده‌ایم، تصمیمات مهمتر است که خیلی مبتنی بر عادت و یا قابل‌پیش‌بینی نیستند.
چند وقت پیش که با مدیرعامل و تیم مدیریت یک شرکت تکنولوژی جلسه داشتم، راه حل ساده‌ای را برای تصمیم گرفتن در مورد گزینه‌های چالش‌برانگیزتر کشف کردم. مدیریت این شرکت، به طور ناگهانی با شرایطی مواجه شدند که باید تصمیماتی می‌گرفتند که نتایج آن خیلی قابل کنترل و پیش بینی نبود. تصمیمات شامل چنین مواردی می‌شدند: چطور به یک تهدید رقابتی پاسخ دهیم؟ روی چه محصولاتی بیشتر سرمایه گذاری کنیم؟ چطور یک رویه تازه را بهتر وارد سیستم فعلی نماییم؟ کجا بودجه را کاهش دهیم؟ روابط سازمانی را چطور سازماندهی کنیم و مواردی از این دست.
اینها دقیقا تصمیماتی هستند که می‌توانند برای هفته‌ها، ماه‌ها و حتی سال‌ها پروسه کاری کل سازمان را معطل کنند. غیر‌ممکن است که این تصمیمات را به صورت عادت درآورد و یا با شیوه اگر/ آن وقت با آنها برخورد کرد. از همه مهمتر اینکه این سؤالات هیچ پاسخ روشن و از قبل تعیین شده‌ای ندارند.
به طور معمول، تیم‌های مدیریتی تمایل دارند که این نوع تصمیمات را برای زمان طولانی کش دهند تا اطلاعات بسیاری به دست آورند. مایلند که مزایا و مضرات آنها را با وسواس اندازه‌گیری کنند، نظرات بیشتری را بپرسند، و در حالی که امیدوارند تا به یک پاسخ روشن دست پیدا کنند، بیهوده تصمیمگیری را به تاخیر می‌اندازند.
اما چه می‌شود اگر ما از این واقعیت که پاسخ روشنی وجود ندارد، برای اتخاذ سریع‌تر تصمیمات استفاده کنیم؟
این کاری بود که مدیر عامل شرکت انجام داد! او از ما خواست تا ظرف 15 دقیقه تصمیم بگیریم و تصمیم خود را اعلام کنیم. در کمال ناباوری ما موفق شدیم که در آن مدت کم تصمیم بگیریم!
این تجربه راهنمای من برای شیوه سوم بود: از زمان‌سنج استفاده کنید.
اگر مسائلی که با آن مواجهید پیش از این مورد بررسی قرار گرفته‌اند، پیشنهادات غربال شده‌اند و هنوز به پاسخ روشنی دست نیافته‌اید، بهتر است بپذیرید که نمی‌توان به پاسخ صد در صد روشنی رسید و با اطلاعات موجود تصمیم بگیرید.
شاید خوب باشد که تصمیم بزرگ خود را به اجزاء کوچکتر تبدیل کنید و سرمایه کمتری صرف کنید. به هرحال حتی اگر این امکان وجود ندارد، تصمیم خود را بگیرید! زمانی را که به این شیوه به دست می‌آورید برای بهره وری کلی شما بسیار با ارزش‌تر است.
ممکن است با خود بگویید: «نه، من زمان بیشتری صرف می‌کنم و حتما پاسخ درست را پیدا خواهم کرد». این احتمال وجود دارد. اما اولا، تا این لحظه، زمان بسیار زیادی را برای رسیدن به آن صرف کرده‌اید، و دوما در امید رسیدن به پاسخی کامل برای یک تصمیم، از بهره وری حاصل از تصمیم‌های دیگر بی‌نصیب مانده‌اید.
هر زمان احساس می‌کنم بیش از حد وقت و انرژی خود را صرف تصمیمی می‌کنم، شیوه من این است که فقط تصمیم می‌گیرم و به جلو می‌روم.
شما هم الان این شیوه را امتحان کنید. تصمیمی را که مدام به عقب انداخته‌اید مشخص کنید، سه دقیقه به خود وقت بدهید؛ حالا فقط تصمیم بگیرید!! اگر با تصمیمات زیادی روبرو هستید که شما را خسته کرده‌اند، یک تکه کاغذ بردارید و فهرستی از تصممیات خود را بنویسید. به خود مدتی زمان بدهید و یکی یکی بهترین تصمیمی را که در آن دقیقه می‌توانید بگیرید، بنویسید. تصمیم گرفتن از هر نوعی، اضطراب شما را کاهش خواهد داد و به شما کمک می‌کند تا به جلو بروید. بهترین پادزهر در مقابل احساس ناتوانی در تصمیم گیری، پیشروی و حرکت رو به جلوست.
من برای ناهارم یک سالاد ساده سفارش دادم. آیا این بهترین غذایی است که در آن رستوران می‌توانستم سفارش دهم؟ نمی‌دانم. اما حداقل می دانم که برای سفارش یک ناهار ساده، وقتم را هدر نمی‌دهم.