معمولا چقدر وقت آزاد دارید؟ چقدر زمان به کارهای مورد علاقه‌تان اختصاص می‌دهید؟ آیا از حجم زیاد کارها احساس فشار و استرس دارید؟

همه ما علاقه ‌داریم که زمانمان را به بهترین شکل مدیریت کنیم تا استرس انجام کار در لحظه آخر را نداشته باشیم؛ برای خود و خانواده به اندازه کافی فرصت داشته باشیم و فعالیت‌هایی از جنس سرمایه‌گذاری برای آینده انجام دهیم. آنچه معمولا مدیریت زمان را برایمان مشکل می‌کند، عدم آشنایی با روشی اصولی و سیستماتیک است. این مقاله به صورت مختصر و مفید مهم‌ترین تکنیک‌های لازم برای مدیریت زمان را شرح می‌دهد.

۱) از زمان چگونه استفاده کنیم؟ (ارزیابی وضعیت فعلی)
به یاد داشته باشید که نحوه مدیریت و استفاده ما از زمان، بخشی از عادت‌های ما شده است. از این جهت، تغییر آن نیاز به حوصله و زمان دارد. برای شروع، خوب است نگاهی به خودمان داشته باشیم و ببینیم چطور از زمانمان استفاده می‌کنیم. برای این کار، جدولی مطابق شکل زیر درست کنید و به مدت یک هفته فعالیت‌های روزانه‌تان را خیلی خلاصه در آن نوشته و ببینید در پایان هر روز چند ساعت کار کرده‌اید و چقدر برای خانواده، تفریح و یادگیری زمان صرف کرده‌اید.

برای تحلیل آنچه نوشته‌اید، زمان‌هایی که در طول هفته برای کارهای مختلف گذاشته‌اید را جمع کنید. مثلا شایان جدول زیر را برای تحلیل مدیریت زمانش درست کرده است:

بعد از کامل کردن جدول، شایان متوجه شد که زمان مفیدی که روزانه به کارهای شرکت اختصاص می‌دهد حدود ۷ الی ۸ ساعت است و برایش جای تعجب بود که وقت زیادی صرف مواردی مثل ترافیک، صحبت با دوستان، اینترنت و تلویزیون می‌شود که عملا برای او کار مفیدی محسوب نمی‌شود. شما هم به مدت یک هفته کارهایی که انجام می‌دهید را بنویسید و در پایان ببینید برای فعالیت‌های مختلف چقدر وقت گذاشته‌اید. برای تحلیل مهارت مدیریت زمان خود به این سوال‌ها پاسخ دهید:

• آیا مقدار وقتی که برای هر یک از موارد صرف شده است مطابق برنامه‌ و انتظار شماست؟
• آیا هر فعالیت را در زمان مناسبی از شبانه‌روز انجام می‌دهید؟ (مثلا آیا صبح وقت زیادی را صرف اینترنت و صحبت با دوستان می‌کنید و عصر ناچار هستید بیشتر کار کنید؟)
• آیا فعالیتی وجود دارد که بتوانید با اثربخشی بیشتر، سرعت بالاتر، ساده‌تر و با جزییات کمتر انجامش دهید؟
• آیا عوامل مزاحمی وجود دارد؟ فعالیت‌های بی‌فایده چقدر از زمان شما را به خود اختصاص می‌دهد و چطور می‌توانید آن فعالیت‌ها را محدود کنید؟

۲) هدف‌ها و خواسته‌هایمان چیست؟ (هدف‌گذاری)
اولین قدم در مدیریت زمان، تعیین هدف‌ها و انتظارات شخصی است. دلیل اهمیت هدف‌گذاری این است که اصولا چیزی که قابل مدیریت کردن است، تصمیم‌ها، هدف‌ها و نحوه تخصیص وقتتان است؛ وگرنه، مقدار زمان موجود در شبانه روز را نمی‌توان تغییر داد. در حالت ایده‌آل، بهترین استفاده از زمان آن است که: (۱) بیشترین دستاورد را برایمان داشته باشد و (۲) از نحوه‌ گذر زمان لذت ببریم. از این جهت، باید بدانیم چه دستاوردهایی برایمان مطلوب‌ است و از انجام چه کارهایی لذت می‌بریم. بهتر است هدف‌های شخصیمان را در سه مرحله لیست کنیم:
• به ۱۰ یا ۱۵ سال آینده فکر کنید؛ تلاش کنید زندگی مطلوبتان در آن زمان را برای خودتان شرح دهید. مثلا اگر الان ۲۵ الی ۳۰ سال دارید، ۴۰ الی ۴۵ سالگی خودتان را، آن‌گونه که آرزو دارید، توصیف کنید. سعی ‌کنید به هفت جنبه‌ مهم زیر فکر کنید: (۱) زندگی خانوادگی؛ (۲) یادگیری و سلامت فکری؛ (۳) ورزش و سلامت جسمی؛ (۴) زندگی معنوی؛ (۵) پیشرفت شغلی؛ (۶) سرمایه‌گذاری و شرایط مالی و (۷) دوستی و زندگی اجتماعی.
• بر اساس تصویر آینده دور، به اقدامات لازم برای یک تا سه سال آینده فکر کنید. هدف‌های مطلوب و کارهای لازم برای هر هفت جنبه‌ زندگیتان را یادداشت کنید.
• بر اساس تصویر آینده نزدیک، ببینید هدف‌هایی که برای ۶ ماه تا یک سال آینده دارید چیست. ببینید چه کارهایی باید انجام دهید که ۴۰ سالگیتان شبیه آرزویتان باشد. شما تنها کسی هستید که مسئول تحقق آرزوهایتان می‌باشد!

۳) چقدر ضروری است؟ چقدر مفید و مهم است؟ (اولویت‌بندی)
از آنجا که کل زمانی که در اختیار داریم محدود است، باید هدف‌ها و فعالیت‌های مهم‌تر را بشناسیم و وقتمان را برای آن دسته از کارها صرف کنیم. در مقاطع مختلف، مثلا هر ماه یا هر فصل،‌ باید هدف‌ها را اولویت‌بندی کرده و بر اساس اهمیت، زمانی را به کارها اختصاص دهیم. یکی از روش‌های ساده و موثر برای اولویت‌بندی کارها، استفاده از ماتریس ضروری-مهم است.
یک بار کارهای خیلی فوری و ضروری –که ناچار هستید زود انجام دهید- را از بقیه جدا کنید. منظور از کارهای ضروری، مواردی است که تا مدت زمان محدودی ناچار به انجام آن هستید. مثلا، مطالعه یک بخش از کتاب پیش از امتحان، انجام بخشی از کارها که عقب افتاده، تعمیر ماشین و یا پرداخت قبض‌هایی که موعد تحویل آن گذشته ‌است.
بار دیگر، کارهای مفید و مهم –برای خودتان- را از کارهای غیرمفید جدا کنید. منظور از کارهای مهم/مفید مواردی است که به توسعه فردی یا اجتماعی شما کمک‌ می‌کند. مثلا شرکت در کلاس زبان، یادگیری موسیقی، مطالعه شخصی و یا هر کاری که از جنس سرمایه‌گذاری برای توسعه‌ شخصیتان است.
با جداکردن کارهای ضروری/فوری از غیرضروری و همچنین دسته‌بندی کارها به مهم/مفید و غیرمهم، چهار دسته فعالیت خواهید داشت. لازم است نحوه تخصیص وقت به این چهار دسته، متفاوت باشد:‌

۴) چطور زمان را تقسیم کنیم؟ (جدول زمانی و برنامه شخصی)
بعد از تعیین اولویت‌ها، باید برای فعالیت‌های روزانه خود برنامه‌ای درست کنیم که هر روز صبح که به زندگی سلام می‌کنیم، بدانیم چه کارهایی برای انجام‌ دادن داریم.
دقت برنامه زمانی با توجه به روحیه شما می‌تواند متفاوت باشد. مثلا، اگر عادت ندارید که برنامه‌ ساعت به ساعت و خیلی دقیق داشته باشید، واحد زمان را نصف روز قرار دهید. به عنوان مثال،‌ برای شایان، مطالعه‌ زبان انگلیسی در دسته مهم و غیرفوری (یا همان کلید پیشرفت!) قرار دارد. او تصمیم گرفته است که هر هفته، نصف روز را به خواندن زبان اختصاص دهد و با توجه به برنامه کاریش این نصف روز معمولا جمعه‌ها و گاهی نیز عصر پنج‌شنبه‌هاست.
• شما هم اگر به برنامه خیلی منظم عادت ندارید، به خود سخت نگیرید؛‌ قرار نیست ساعت به ساعت‌ را با برنامه سپری کنید. روزها را به دو یا سه قسمت بشکنید و به کارهای اولویت‌دار وقت مشخصی اختصاص دهید. این روش آرام آرام نظم خوبی برایتان درست خواهد کرد.
• اگر به نظم زیاد عادت دارید، برنامه‌ای درست کنید که برای هر روز هفته، از صبح تا آخر شب، مشخص کند چه انتظاری از خودتان دارید.
به هر روز خود، فعالیت‌هایی مشخص را اختصاص دهید و برنامه‌ای برای خود درست کنید. ستون خالی هم در برنامه‌تان بگذارید که زمان واقعی که صرف کردید را در آن بنویسید. ممکن است در هفته‌های اول، زمان واقعی از برنامه مطلوب شما کمتر باشد؛ نگران نباشید، با تکنیک‌های دو بخش بعدی‌ مقاله، بازدهی شما به مرور بهتر و بهتر خواهد شد. شایان هر چهار ساعت را یک واحد زمان درنظر گرفت و برای هر روز جدول زیر را برای خودش درست کرد:

۵) از شاه‌دزد زمان حذر کنیم!
گاهی زمان را صرف فعالیت‌هایی می‌کنیم که برنامه زمانی ما را به هم می‌ریزند و وقت ما را برای کارهای واجب کاهش می‌دهند. در مواردی این فعالیت‌ها اجتناب ناپذیر است؛ از این جهت بهتر است که بخشی از زمان هفته را برای کارهای غیرقابل پیش‌بینی بگذاریم. مثلا شایان، برای پنج‌شنبه‌ها ظهر تا آخر شب هیچ برنامه‌ای ندارد. اگر در طول هفته به یکی از کارهای برنامه‌اش نرسید آن را پنج‌شنبه انجام می‌دهد؛ اگر هم وقت آزاد داشت به کارهای مفید یا تفریحاتی که در برنامه‌اش نیست می‌پردازد.
این فعالیت‌های پیش‌بینی نشده، شاه‌دزد زمان هستند. بهتر است آنها را بشناسیم، تا می‌توانیم مهارشان کنیم و بخشی از برنامه هفتگیمان را برایشان درنظر بگیریم که نظم کارها از دستمان خارج نشود. مهم‌ترین شاه‌دزدان زمان عبارتند از ترافیک، تلویزیون، جلسات بدون برنامه، معاشرت‌های پیش بینی نشده، اینترنت گردی و ... .
از دیگر سارقین زمان، مهارت‌های فردی خودمان است که می‌تواند بخش مهمی از زمانمان را تلف کند:
• «نه‌گفتن» بلد نباشیم و بی‌جهت مسئولیت کارهایی که نمی‌توانیم انجام دهیم را بپذیریم.
• مهارت تصمیم‌گیری نداشته باشیم و وقت زیادی را با تصمیم‌ نگرفتن هدر دهیم.
• مهارت‌های ارتباطی و گروهی لازم برای انجام سریع جلسه‌ها را نداشته باشیم.
• توانایی واگذارکردن کارها به دیگران را نداشته باشیم.

۶) بخشی از زمان‌ صرفه‌جویی شده را به «خود»مان هدیه کنیم.
اگر مدیریت زمان به شما کمک کرد و توانستید بخشی از زمان هفتگیتان را آزاد کنید، حتما قسمتی از آن زمان را به خودتان هدیه دهید. بسیاری از ما منتظر فرصتی هستیم که مسئولیت ویژه‌ای نداشته باشیم و بتوانیم چند روز با خودمان وقت بگذرانیم‌ و به آینده و هدف‌هایی که دوست داریم فکرکنیم. اگر برنامه مدیریت زمانتان موثر واقع شد، چند ساعت در ماه را تحت نام «هدیه‌ای به خودم» در برنامه‌تان بگذارید و حداقل ماهی یک‌ بار به فکرها و ایده‌هایتان بپردازید، پدر و مادر خود را به یک شام یا ناهار دعوت کنید، به کتاب، فیلم یا موسیقی موردعلاقه‌تان بپردازید و یا به یک دوست قدیمی سری بزنید.

این نوشته بر اساس تجربه‌ نگارنده در سازمان‌های داوطلبانه و مردم‌نهاد مختلف و با برداشت از منابع زیر تهیه شده ‌است:
- The Harvard Business Review Website; the following items:
o http://blogs.hbr.org/bregman/2012/01/the-biggest-myth-in-time-manag.html
o http://blogs.hbr.org/tjan/2011/12/make-time-for-time.html
o http://blogs.hbr.org/bregman/2011/06/what-to-do-when-you-have-no-ti.html
o http://blogs.hbr.org/hill-lineback/2011/03/better-time-management-is-not...
- The Mind Tools website; the following items:
o http://www.mindtools.com/pages/article/newHTE_00.htm
o http://www.mindtools.com/pages/article/time-management-mistakes.htm
- Chris Croft (1996), Self-Development for Managers: Time Management, London: Thomson Business Press
- Centre for Good Governance (2006), Handbook on Time Management Skills, available at: http://www.cgg.gov.in