یکی از چالش های پیش رو در سازمان های مبتنی بر خدمات داوطلبانه ، مدیریت داوطلبان است. در واقع بدون داشتن یک برنامه برای مدیریت داوطلبان، ممکن است که سازمان داوطلب پذیر برای استفاده از همکاری داوطبان دچار مشکل شود.
مدیریت داوطلبان به یک سامانه نیاز دارد. سامانه ای که داوطلبان را جذب می کند، آنها را آموزش می دهد و درنهایت به کار می گیرد. طرفه آنکه این سامانه با کمک همین داوطبان، داوطلبان بیشتری را به همکاری دعوت می کند. در واقع داوطبان امروز در آینده برای جذب داوطلبان بعدی بازاریابی می کنند.
برنامه ریزی برای موفقیت هر سامانه مدیریت داوطبان اساسی است. در برنامه ریزی روش جذب داوطبان، طراحی جایگاه کاری و شرح وظایف ، طراحی فرم تقاضای همکاری، طراحی سیاست ها و معیارهای قبول یا عدم قبول داوطبان برای فعالیت، وآموزش همکاران موظف سازمان ( کسانی که حقوق در سازمان به عنوان نیروی موظف استخدام شده اند) مورد توجه قرار می گیرد.
زمانی که شما این موارد را در برنامه ریزی لحاظ کردید یک مجموعه ی محکم از ابعاد کاری داوطلبان در سازمان ایجاد کرده اید.
برای جذب داوطلبان باید خلاق باشید. باید توجه کنید که برای موقعیت های کاری داوطلبان در سازمان چه کسی ، چرا، کی و چطور همکاری خواهد کرد. به راستی چه کسی یک داوطلب ایده آل برای یک موقعیت کاری است؟ چرا افراد ایده آل باید علاقمند به همکاری با سازمان ما شوند؟ ما چه ویژگی برجسته ای داریم که داوطبان را تشویق می کند به ما بپیوندند؟ کی و درکجا شما می توانید این افراده ایده آل را پیدا کنید ؟ چطور می توانید یک اعلان جذب داوطلب تهیه کنید که تشویق کنند ه ی افراد ایده آل برای پیوستن به سازمان شما باشند؟
در جلسه آموزشی و معرفی سازمان به داوطلبانی که برای همکاری پذیرفته شده اند. در ابتدا ماموریت سازمان را با داوطبان جدید مرور کنید. به داوطلبان نشان دهید که شما به دنبال چه ارزش هایی هستید. در مورد موقعیت کاری که داوطب مربوطه برای آن موقعیت پذیرفته شده است مجددا توضیح دهید. سعی کنید که همه ی نکات مبهم را روشن کنید. داوطلب حق دارد که بداند شما چه انتظاراتی از او دارید .
مدیریت داوطلبان در حین انجام فعالیت هایشان بسیار مهم است . برای خود داوطلب و همچنین برای سازمان شما مهم است که مطمئن شوید داوطلب به شرح وظایفی که در ابتدا توافق کرده اید می پردازد و در جهت تقویت ماموریت سازمان تلاش می کند. ارزیابی دوره ای کا رداوطلب به شما کمک می کند که به ارتقای نقش داوطلب و سازمان کمک کنید. سعی کنید که کار داوطلب را با توجه به شرح وظایف کاری و انتظاراتی که در ابتدا با داوطلب مطرح شده است بسنجید. در صورت نیاز به ارتقاء کیفیت کار داوطلب بی درنگ اقدام کنید . این اقدامات باعث افزایش رضایت داوطلب از همکاری با شما می شود و از طرفی به افزایش بهره وری سازمان کمک می کند.
داوطلبان سیستم های انگیزشی متفاوتی دارند. خیلی مهم است که با روحیات داوطلبان آشنا شوید و سعی کنید زمانی که از داوطلب تشکر می کنید حتما به این موارد توجه کنید. بعضی از داوطلبان علاقه ای ندارند که در یک جمع از ایشان نام برده شود و تشکر شود. بعضی برعکس دوست دارند که درجمع از ایشان تشکر شود. بعضی علاقه مند هستند که به یک میهمانی دعوت شوند بعضی دعوت به میهمانی را و مثلا صرف یک غذای مجانی را توهین به شخصیت و موقعیت داوطلب می دانند.
به عنوان مدیر داوطلبان شما باید با روحیات افراد آشنا شوید. شاید برگزاری جلسات رسمی تشکر از داوطلبان کار خوبی باشد. شاید دعوت تعدادی از داوطلبان به صرف شام با شما و خانواده اتان تشکر مطلوبی باشد. شاید بعضی از داوطبان دریافت یک کارت تشکر را خیلی دوست داشته باشند شاید بعضی دوست دارند که در یک جلسه عمومی از آنها تشکر شود. شاید برخی ترجیح بدهند که به هیچ عنوان در یک جمع از آنها تشکر نشود. این وظیفه شماست که این موارد را تشخیص دهید. لازم است که تشکر از داوطبان به وِیژه زمانی که در یک جمع بزرگ انجام می شود با احتیاط انجام شود . شما نمی خواهید که به خاطر یک تشکر نابجا داوطلب خود را از دست دهید.
* این نوشتار، از مجموعه مطالبی است که در سال‌های گذشته توسط دانش‌آموخته‌گان و دست‌اندرکاران مدرسه، در وبلاگ مدرسه کارآفرینی اجتماعی پرتو منتشر شده است.