استخدام نیروی کار، قدم مهم و اجتنابناپذیری است که باید در مراحل اولیه گسترش کسب و کار، برداشته شود. اما برای یافتن نیروی کار مناسب برای کسب و کارمان، باید برنامهای مشخص داشته باشیم.
در ادامه با مراحل مختلف استخدام و انتخاب نیروی کار برای کسب و کارهای کوچک و نکاتی که بهتر است در این فرآیند در نظر گرفته شوند، آشنا میشوید. دنبال کردن این مراحل به شما کمک میکند تا فرد مناسب را برای سمت مورد نظرتان انتخاب کنید.
۱- شرح دقیق شغل و وظایف
مرحله اولِ استخدام نیروی کار، تهیه شرح وظایف است. شرح وظایف باید دربرگیرنده موارد زیر باشد:
- وظایف و مسئولیتها با جزئیات کامل
- میزان تحصیلات، مهارت و تجربه کاری مورد نیاز
- خصوصیات شخصیتی مورد نیاز مانند مهارتهای برقراری ارتباط و …
۲- آگهی استخدام
مرحله دوم تهیه آگهی استخدام است که در آن باید شغل مورد نظر و مهارتهای مورد نیاز ذکر شود. آگهی استخدام را میتوانید در صفحه نیازمندی روزنامهها و یا در اینترنت منتشر کنید. بسیاری از صاحبان کسب و کارهای کوچک به جای انجام این مرحله، به آشنایان یا همکاران خود میسپارند که اگر کسی را با خصوصیات مورد نظرشان میشناسند معرفی کنند. برخی نیز به بنگاههای کاریابی روی میآورند. به هر صورت بر حسب ماهیت کسب و کارتان شما میتوانید از هر کدام از این روشها به تنهایی یا از تلفیق آنها با یکدیگر استفاده کنید.
۳- مرور رزومهها
بعد از انتشار آگهی، متقاضیان باید رزومه خود را برای شما بفرستند. “رزومه” نامهای است که معمولاً در یک صفحه تنظیم میشود و تصویری است از تجربیات، تحصیلات، سوابق و مهارتهای شخصِ متقاضی کار. در این مرحله شما میتوانید به سرعت گزینههایی را که برایتان مناسبترهستند مشخص کنید و بقیه را کنار بگذارید، و فهرست کوتاهی از کاندیداهای مورد نظرتان تهیه کنید. شما میتوانید بر حسب خواستتان از متقاضیان بخواهید یک “پوششنامه”* هم به رزومهشان ضمیمه کرده و برای شما بفرستند. هنگام مرور رزومه و پوششنامه در نظر داشته باشید آیا مهارتها، تجارب کاری، و تحصیلات متقاضیان با کسب و کار مورد نظر شما مناسبت دارد یا خیر. آنهایی را که برای کسب و کار شما مناسبتر هستند انتخاب کنید و بقیه را کنار بگذارید.
*پوشش نامه/ پوش نامه cover letter = معرفینامه که همراه رزومه ارایه میشود. جویندگان کار برای معرفی و شرح مناسب بودنشان در شغل مورد نظر، یک پوششنامه نیز همراه رزومه خود ارایه میدهند.
۴- تهیه و تنظیم مصاحبه تلفنی
در این مرحله فهرستی از سوالهایی که میتوان در تلفن مطرح کرد، تهیه کنید. سپس با متقاضیانی که انتخاب کردهاید، مصاحبه تلفنی انجام دهید. شما از این طریق میتوانید متقاضیانی را که مهارتهای کافی و لازم دارند، به سرعت شناسایی کنید و به گزینه مورد نظرتان نزدیکتر شوید.
میتوانید از چنین سوالاتی استفاده کنید:
- چه چیز را در شغل گذشته خود بیشتر دوست داشتید؟
- چرا شغل گذشته خود را ترک کردید؟
- چرا فکر میکنید که این شغل مناسب شماست؟
- چه زمانی میتوانید آغاز به کار کنید؟
- نقطه ضعف خود را چه میدانید؟
- آیا میتوانید برای کار، سفر کنید؟
- بزرگترین دستاورد خود را چه میدانید؟
از صحبت کردن در خصوص حقوق و مزایا و مسایل حقوقی در این مرحله خودداری کنید.
۵- تنظیم مصاحبه حضوری و مشخص کردن زمان آن
زمانی که کاندیداهای مورد نظرتان را با درنظر گرفتن مراحل ذکر شده انتخاب کردید، سوالهایی مناسب (۱۰ یا ۱۲ سوال) برای مصاحبه حضوری طرح کرده و زمان مصاحبه را برای متقاضیان مشخص کنید. برای انجام مصاحبه حضوری بهتر است نکات زیر را در نظر داشته باشید:
- مکان مناسبی را برای مصاحبه انتخاب کنید که در آن راحت باشید
- اگر قرار است با بیش از یک مصاحبهکننده ملاقات کنید، همه باید از آغاز حضور داشته باشند و بدانند هر کدام چه زمانی صحبت خواهند کرد
- یک صحبت کوتاه اولیه در مورد کسب و کار به کاندیدا کمک میکند که با محیط بیشتر آشنا شود
- سؤالات با پاسخ باز بهتر از سؤالات کوتاه و گزینهای هستند
- سؤالاتی مثل اینکه تعریف شما از موفقیت چیست؟ نقاط ضعف و قوت شما چیست؟ آیا در گروه بهتر کار میکنید یا به صورت انفرادی؟ و… در شناسایی شخصیت فرد به شما کمک میکند
- مصاحبهکننده نباید بیش از ۱۵ درصد وقت حرف بزند و باید جوابها را کوتاه یادداشت کند تا فرد احساس نکند که به او گوش نمیکند
۶- انتخاب گزینه نهایی و ارایه پیشنهاد
با دنبال کردن مراحلی که عنوان شد، شما میتوانید کاندیدای مورد نظر خود را پیدا کرده و پیشنهاد نهاییِ کار را به او اعلام کنید. پیشنهاد نهایی میتواند شامل حقوق و در صورت امکان بیمه و مزایا و پیشنهاد دورههای آموزشی و مهارتی باشد.
در آخر لازم به ذکر است که بسیاری از شرکتها از آزمونهای روانشناختی (تست شخصیت، روان سنجی و …) نیز برای استخدام نیروی کار استفاده میکنند. شما میتوانید بر حسب نیازتان از این روشها نیز بهره بگیرید.