شش مرحله اصلی تعریف چارچوب پروژه

هر‌ پروژه جدید در پاسخ به یک نیاز تعریف می‌شود. این نیاز می‌تواند بر اساس انتظارات مشتری و یا درخواست ذینفعان سازمان تعریف شود و یا زمینه‌سازی برای رشد سازمان باشد. برای مدیریت مناسب پروژه، لازم است گروه‌های مختلف اعم از سرمایه‌گذار، تیم انجام‌دهنده، مشتری نهایی و ... درک یکسانی از خروجی نهایی داشته باشند.

گروه دوستان طبیعت، که یک سازمان اجتماعی است برای «ترویج بازیافت خانگی زباله‌ها در پنج شهرستان مختلف» با سازمان محیط زیست قراردادی بسته است. بخشی از هزینه‌های این پروژه نیز توسط یک سازمان بین‌المللی پرداخت می‌شود. بعد از طراحی برنامه‌های آموزشی و اجرای آن در اولین شهر، گزارش پیشرفت پروژه برای سازمان محیط زیست و سازمان بین‌المللی ارسال شد. در پاسخ، سازمان محیط زیست اعلام کرد که باید در خلال برنامه‌های آموزشی، اقدامات عملی هم برای پیاده‌سازی بازیافت خانگی صورت می‌گرفته است. اما گروه دوستان طبیعت ذهنیت دیگری از خروجی داشتند و حال اگر بخواهند این فعالیت‌های عملی را هم انجام دهند، هیچ سودی از آن پروژه نخواهند برد. پس به فکر افزایش بودجه افتادند، اما سازمان بین‌المللی با درخواست برای بودجه بیشتر موافقت نکرد. در عین حال، حفظ روابط مناسب با سازمان محیط زیست و سازمان بین‌المللی برای آینده‌ی گروه دوستان طبیعت ضروری است.
مشکل گروه دوستان طبیعت از کجا ناشی ‌شده است؟ چه کارهایی برای جلوگیری از آن باید انجام می‌گرفته است؟ در حال حاضر بهترین کاری که گروه می‌تواند انجام دهد چیست؟

یکی از مشکلاتی که در مدیریت پروژه‌ها رخ می‌دهد، آن است که دستاورد نهایی پروژه با انتظاری که یکی از ذینفعان دارد هماهنگ نیست. گاه مشتریان شکایت دارند که آنچه انجام ‌شده، چیزی نبوده که سفارش داده‌اند؛‌ یا حین انجام پروژه، چند بار تعریف از دستاورد پروژه عوض می‌شود؛ و یا اینکه ذینفعان مختلف پروژه، برداشت‌های متفاوتی از خروجی تعریف شده دارند و در مورد میزان پیشرفت کار اتفاق نظر ندارند. در همه این موارد، به احتمال زیاد، زمان و هزینه‌ اضافی لازم است تا پروژه تمام شود و ممکن است گروهی از ذینفعان پروژه هرگز راضی نشوند. از این جهت، بسیار مهم است که انتظار از پروژه را دقیق تعریف کرده و به خوبی اطلاع‌رسانی کنیم. همچنین لازم است به دقت مشخص کنیم چه فعالیت‌هایی در محدوده پروژه قرار دارد و کدام فعالیت‌ها در محدوده پروژه قرارندارند. این نوشته شش مرحله اصلی برای تعریف اصولی یک پروژه و مدیریت محدوده آن را شرح می‌دهد.

۱) تحلیل انتظارات ذینفعان
ذینفعان اصلی را مشخص کنید: ابتدا مشخص کنید که چه کسانی ورودی‌های مختلف پروژه را فراهم می‌کنند. مثلا پشتیبان مالی یا پرداخت‌کننده چه سازمان(هایی) است. فرآیند پروژه باید مورد تایید کدام سازما‌ن‌ها باشد. مثلا، آیا استانداردهایی برای انجام کار وجود دارد و چه کسی بر انجام کار نظارت دارد. در نهایت مشخص کنید که خروجی پروژه، به نیاز یا درخواست چه کسانی می‌پردازد. برای اطمینان از تهیه‌ لیست کامل ذینفعان می‌توان از روش‌هایی مثل تحلیل ذینفعان استفاده کرد.
انتظارات هر یک از ذینفعان را مشخص کنید: هنگام صحبت اولیه با نماینده هر یک از ذینفعان، لازم است تعریف مشخصی از خروجی پروژه در ذهن خود داشته باشید.
• فراموش نکنید که انتظارات ذینفعان مختلف در مواردی کاملا سازگار نیست و از این جهت باید تاکید کنید که در این مرحله فقط تلاش ‌دارید انتظارات را شفاف کنید و برای ارایه پیشنهاد اولیه، نیاز به زمانی برای تحلیل دارید.
• در انجام مصاحبه‌ها مرتب سوال کنید «چرا؟» این کار کمک می‌کند انتظارات غیرضروری حذف شود.
• مصاحبه‌ها می‌تواند به صورت جداگانه با یک ذینفع یا مصاحبه گروهی با حضور ذینفعان مختلف باشد.
• گاهی برای سرعت بخشیدن به کار، بهتر است مصاحبه‌ها را با یک پیشنهاد اولیه شروع کنیم و در طول مصاحبه به اصلاح آن بپردازیم.
انتظارات را دسته‌بندی کنید: برای دسته‌بندی انتظارات، به چهار نوع انتظار فکر کنید:
• ویژگی‌های محصول/خدمت نهایی
• فعالیت‌ها و فرآیندهای لازم برای داشتنِ مداومِ آن محصول/خدمت
• انتظارات فنی و تکنولوژی لازم برای ارایه خروجی
• انتظارات لازم برای همراه کردن افراد برای پیاده‌سازی موفق

• ذینفعان پروژه‌ی گروه دوستان طبیعت چه سازمان‌هایی هستند؟
• هر کدام چه انتظاراتی می‌تواند داشته باشد؟ چطور باید مطمئن شد که این انتظارات درست تعیین شده‌اند؟
• همهی انتظارات تعیین شده را چطور می‌توانید دسته‌بندی کنید و چند محور اصلی تعیین کنید؟

۲) شرح خروجی پروژه
خروجی نهایی را –بر اساس انتظارات- مشخص کنید: بعد از دسته‌بندی انتظارات، باید مشخص‌کنیم: کدام موارد –با توجه به زمان و بودجه- قابل دستیابی است؛ و محصول یا خدمتی که این انتظارات را برآورده می‌کند، دقیق شرح دهیم. برای این کار از پنج مرحله زیر استفاده کنید:
۱. انتظارات را به دقت تعریف کنید.
مطمئن باشید که انتظارات آنها جاه‌طلبانه و غیر‌واقع‌بینانه نیست؛ شفاف تعریف‌شده و مبهم نیست؛ و توضیحات لازم برای فهم آن موجود است.
۲. انتظارات را اولویت‌بندی کنید.
به این فکرکنید که کدام موارد حیاتی و ضروری است و کدام موارد، فقط بهتر است که وجود داشته باشند.
۳. اثرات و عواقب خروجی را مشخص کنید.
باید آگاه ‌باشیم که خروجی بر افراد و سازما‌ن‌های مختلف چه اثراتی خواهد ‌داشت ودر صورت لزوم اقداماتی به شرح پروژه اضافه کنیم.
۴. تضاد دیدگاه‌ها را حل کنید.
اگر انتظارات ذینفعان مختلف هماهنگ نباشد،‌ باید اختلاف دیدگاه‌ها در همان ابتدا شفاف شده و توافقی حاصل گردد.
۵. انتظارات را امکان‌سنجی کنید.
بر اساس منابع و پتانسیل‌های سازمان، اگر امکان برآورده کردن برخی از انتظارات وجود ندارد آن را از شرح خروجی پروژه حذف نمایید.
درنهایت، «شرح دقیقی از خروجی پروژه» آماده کنید. این تعریف باید به چهار نوع انتظار شرح داده ‌شده در بخش دسته‌بندی پاسخ دهد و نیز محدودیت‌های موجود را (مثل محدودیت قانونی یا محدودیت در بودجه) مشخص نماید. گاهی لازم است فرض‌های کلیدی هم شفاف شود تا هیچ‌گونه ابهامی وجود نداشته باشد.

• آیا می‌توانید یک تعریفِ خروجی مناسب برای پروژه گروه دوستان طبیعت پیشنهاد دهید؟

۳) تهیه‌ بیانیه محدوده و چهارچوب پروژه ؛‌ توافق اولیه با ذینفعان
بیانیه محدوده پروژه را تنظیم کنید: تا کنون به شرح خروجی پروژه پرداختیم. برای مشخص‌کردن محدوده‌ پروژه، موارد دیگری هم باید مشخص ‌شوند که همگی در گزارشی به نام «بیانیه محدوده و چارچوب پروژه» تنظیم‌ می‌شوند. این گزارش که مبنای تصمیم‌گیری‌ در مورد فعالیت‌های پروژه است، ممکن است در طول انجام پروژه تغییر کند. بیانیه محدوده و چارچوب شامل موارد زیر است:
• ضرورت انجام پروژه
• شرح خروجی پروژه (تهیه شده در مرحله قبل)
• شرح محصولات جانبی
گاهی برای آن که یک پروژه تمام‌ شده تلقی شود، لازم است یک سری خروجی‌های جانبی –علاوه بر محصول اصلی- تحویل داده ‌شود. مثلا در قرارداد گروه دوستان طبیعت ممکن است در کنار خروجی اصلی قید شود که جزوه آموزشی برای خانوارها و جدول زمان‌بندی برای تحویل اقلام بازیافتی هر محله نیز باید ارائه ‌شود.
معیار پیشرفت پروژه (اهداف کمی و کیفی پروژه)
در این بخش اهداف پروژه یا به عبارتی، معیارهایی که برای ارزیابی پروژه استفاده می‌شوند مشخص می‌گردند. تعداد خانوار آموزش دیده‌شده، درصد مشارکت خانوارها در بازیافت و رضایت خانوارها از برنامه‌های آموزشی می‌تواند مثال‌هایی برای اهداف و معیارهای پروژه‌ دوستان طبیعت باشد. بهتر است این هدف‌ها تا جای ممکن کمی و قابل‌اندازه‌گیری باشند. مثلا برای سنجش رضایت مشتری مقیاس و روشی معرفی شود که بعدا در ارزیابی موفقیت پروژه ابهامی نباشد.
با همه ذینفعان توافق اولیه را انجام دهید: بیانیه محدوده و چارچوب پروژه را به اطلاع ذینفعان پروژه برسانید. درصورت امکان، از آنها بخواهید موافقت اولیه خود را با این تعریف -به صورت کتبی- اعلام کنند.

۴) شرح تفصیلی محدوده‌ پروژه
کار را با تهیه‌ «ساختار شکست کار» شروع کرده و در مرحله بعد،‌ لیست کامل و مفصلی از تمام فعالیت‌های لازم تهیه می‌کنیم.
برای این کار، از لیست کردن مراحل و کارهای اصلی شروع می‌کنیم و بعد هر مرحله را به فعالیت‌هایی کوچک‌تر تقسیم‌ می‌کنیم. مثلا گروه دوستان طبیعت ممکن است کلیت کار را به چهار مرحله‌ زیر تقسیم کند: (۱) نیازسنجی آموزشی، (۲) توسعه‌ محتوا و روش آموزش، (۳) ارایه آموزش و (۴) پشتیبانی از خانوارها برای بازیافت.
در ادامه، ریز فعالیت‌های لازم برای هر کدام از این چهار مرحله را تعیین می‌کنیم. مثلا در جدول زیر، برای انجام مرحله دو، هشت فعالیت‌ در ستون سمت راست لیست شده ‌است. اگر ریز فعالیت‌های مراحل یکم، سوم و چهارم‌ را هم بنویسیم، «ساختار شکست کار پروژه‌ دوستان طبیعت» آماده است. می‌توانیم به این فعالیت‌های ریزشده، زمان، منابع لازم (اعم از پول، منابع انسانی و تکنولوژی) و شخص انجام‌دهنده را اختصاص دهیم (ستون‌های سمت چپ جدول).
شکست کار به کنترل پیشرفت پروژه کمک شایانی می‌کند؛ در ضمن «ساختار شکست کار» شرح دقیقی از کل‌ کارهایی که باید انجام شود و کل خروجی‌هایی که باید درست شود ارائه می‌دهد.

تلاش کنید مشابه آنچه در جدول زیر آمده است، برای مراحل یک، سه و چهار پروژه‌ دوستان طبیعت هم ریز فعالیت‌ها را تعیین کنید.

۵) تایید نهایی محدوده و چارچوب پروژه
در این مرحله، بیانیه محدوده و شرح تفصیلی محدوده پروژه را به ذینفعان مختلف پروژه ارائه می‌کنیم تا تایید نهایی آنها را اخذ نماییم. ممکن است لازم باشد که در این مرحله تغییراتی نیز بر بیانیه اعمال شود.

۶) اعمال تغییرات در محدوده پروژه
علیرغم تلاش برای مشخص‌کردن دقیق محدوده پروژه، گاهی لازم است که محدوده پروژه تغییر کند. این تغییر ممکن است به درخواست انجام‌دهنده پروژه یا یکی از ذینفعان باشد و لازم است طبق توافق، محدوده جدیدی برای پروژه تعیین گردد. درخواست برای تغییر محدوده می‌تواند به دلایل مختلف باشد؛ مثلا اشتباه در برآورد محدوده پروژه یا اتفاقات پیش‌بینی نشده در محیط ممکن است اساس تغییر محدوده پروژه باشند. گاهی در پروژه‌های بزرگ، از ابتدا شرایط و توافق‌هایی برای تغییر محدوده پروژه درنظر می‌گیرند.

این نوشته بر اساس تجربه‌ نگارنده در سازمان‌های داوطلبانه و مردم‌نهاد مختلف و با برداشت از منابع زیر تهیه شده‌ است:
- The Mind Tools website; available at: http://www.mindtools.com
- The Project Management Body of Knowledge