برگزاری “جلسات” برای انجام هر فعالیت گروهی و با هدف همفکری، اطلاع رسانی و یا هماهنگ نمودن کارها لازم است. اداره موثر جلسات کاری، مهارتی است که تاثیر زیادی در پیشرفت گروه دارد. بی‌شک اگر به تجربه‌های خود رجوع کنید، جلسات خوب و موثری را به یاد می‌آورید که بعد از تمام شدن، همه موضوعات به خوبی بررسی شده بودند و هر کس وظیفه‌اش را می‌دانست. همچنین، جلسات خسته‌کننده و بی‌حاصلی را هم به یاد می‌آورید که بعد از صحبت فراوان، ابهام زیادی باقی ماند، مسئولیت‌های فردی مشخص نشد و یا تصمیمی که لازم بود، گرفته نشد. اصولا یک جلسه موثر، اهداف مشخصی را برآورده ساخته، منجر به جریانات مثبتی در روند کار شده و در حداقل زمان ممکن برگزار می‌شود. در این مقاله مهم‌ترین تکنیک‌ها و نکته‌های لازم، برای برگزاری یک جلسه کاری موثر آمده است.در سال‌های ۸۸ تا ۹۰، حسام مسئول هماهنگی جلسات در گروه داوطلبانه «مترجمان سپهر» بوده‌است؛ در طول این مدت، جلسه‌های خوبی برگزار می‌شد. ابهام‌های کار به صورت گروهی برطرف می‌شد، اعضا مشارکت خوبی در تصمیم‌ها داشتند و معمولا هماهنگی‌ها مختصر و مفید انجام می‌گرفت. ابتدای سال ۹۱ حسام اعلام کرد که پذیرش تحصیلی گرفته و از اول تابستان باید به کارهای آمادگی سفر بپردازد و از ابتدای پاییز هم به صورت اینترنتی با گروه همراه خواهد بود.
از آنجا که یکی دیگر از اعضای گروه، آزاده دانش تخصصی خوبی نسبت به سایر اعضا دارد و همچنین رابطه‌ای صمیمانه با همه اعضا گروه دارد، تصمیم جمع بر آن شد که از ابتدای سال ۹۱، هدایت جلسه‌های گروه با آزاده باشد. ولی متاسفانه بعد از دو ماه فعالیت، جلسات هفتگی گروه، کم‌بازده و خسته‌کننده شده است؛ به صورتی‌که:
– گاهی لازم می‌شود که صحبت‌های یک جلسه در جلسات بعد دوباره تکرار شود و تصمیم‌ها به دلایل غیر منطقی عوض شود.
– گاهی فضای جلسه به سمت رفع تکلیف و سرهم‌بندی تصمیم‌ها می‌رود.
– گاهی تا نیمه جلسه فقط باید توضیحاتی برای روشن شدن موضوع صحبت ارائه شود (چرا که افراد از قبل با موضوع مورد بحث آشنا نیستند) و جلسه‌ها طولانی می‌شود.
– گاهی بعد از گرفتن تصمیمات، مسئولیت‌ها به روشنی مشخص نمی‌شود و در جلسات بعد بخشی از کارها ناتمام مانده است.
قرار شد گروه یک ماه به آزاده فرصت دهد و به او کمک کند تا مشکلاتش را شناسایی کرده و برطرف کند. این روزها، او به روشی که برای اداره جلسات داشته فکر می‌کند و تلاش می‌کند با راهنمایی حسام روش موثرتری پیدا کند.
آیا می‌توانید تکنیک‌هایی برای برطرف کردن مشکلات آزاده پیشنهاد دهید؟
پیش از برگزاری جلسه
قبل از برگزاری یک جلسه، فعالیت‌هایی لازم است که منجر به تهیه “دستور جلسه” و پیوست‌های آن خواهد شد. این فعالیت‌ها عبارتند از:
یک- تنظیم سرفصل‌های جلسه و اولویت آنها
- خیلی دقیق و مشخص “بنویسید” که از برگزاری جلسه چه هدف‌هایی را دنبال می کنید. مثلا در گروه “مترجمان سپهر”، حسام از آزاده خواست که قبل از هر جلسه این جمله را برای خود کامل کند: “در پایان جلسه، انتظار دارم که اعضا گروه …”
- تصمیم‌گیری یا برنامه‌ریزی جدید انجام داده باشند؟
- در مورد موضوعی، ایده‌پردازی یا اطلاع‌رسانی کرده باشند؟
- پیشرفت یک فعالیت را مرور کرده باشند؟
- بر اساس اهداف نوشته شده، لیستی از سرفصل‌های جلسه تعیین کنید و به هر کدام زمانی اختصاص دهید. فراموش نکنید که جلسه موثر تا جای ممکن کوتاه است. بعد از ۴۵ دقیقه، اعضا معمولا بی‌حوصله و بی‌دقت می‌شوند.
- صحبت‌های مهم‌تر و چالشی‌تر را اول قرار دهید.
- زمانی برای شروع (احوالپرسی و مرور دستور جلسه) و پایان (ارائه جمع‌بندی) در نظر بگیرید.
دو- انتخاب شرکت‌کنندگان و تنظیم زمان جلسه
• با توجه به سرفصل‌های جلسه، مشخص کنید حضور چه کسانی لازم است و تا می‌توانید جلسه را کم تعداد برگزار کنید.
• برای تعیین زمان جلسه، هرگز به صورت باز و کلی سوال نکنید که: “ترجیح شما چه زمانی است”؛ در عوض، چند گزینه واقع‌بینانه را پیشنهاد دهید و سوال کنید: “کدام از این زمان‌ها برای شما مناسب‌تر است”.
• معمولا در هر جلسه، حضور یکی دو نفر از اعضا بسیار حیاتی است؛ زمان‌های پیشنهادی برای جلسه را ابتدا با این افراد چک کنید.
• اگر به صورت مرتب (هفتگی یا ماهانه) نیاز به جلسه دارید، زمان ثابتی در نظر بگیرید (مثلا: دوشنبه‌ها، اولین دوشنبه هر ماه)؛ در این صورت بهتر است دو روز قبل از هر جلسه یادآوری به اعضا داشته باشید.
• فراموش نکنید که حضور همه اعضا در همه جلسات ممکن نیست و بهتر است جلسه را با تعدادی غایب تشکیل دهید تا اینکه آن را مرتب عقب بیندازید.
سه- آماده‌کردن مستندات و اطلاعات لازم
• گاهی برای صرفه‌جویی در زمان، یک مطلب را پیش از جلسه به اعضا ارایه می‌کنیم تا بخوانند و در مورد آن فکر کنند. بهتر است یک پیوست حاوی چکیده مختصری از مطلب باشد؛ واقع‌بین باشید، اعضا فرصتی برای مطالعه یک مطلب طولانی ندارند.
چهار– ارسال دستور جلسه و پیوست‌ها برای اعضا
• برای یادآوری زمان جلسه و آماده‌کردن اعضا، دستورجلسه و پیوست‌هایش را، چند روز قبل از جلسه، برای همه ارسال کنید.
مثال زیر، دستور جلسه‌ای است که آزاده با کمک حسام تنظیم کرده‌است:
حین برگزاری
یک- شروع جلسه:
• صمیمی و با انرژی مثبت شروع کنید.
• یک بار سریع و فهرست‌وار بگویید انتظار از جلسه چیست؛ چه سرفصل‌هایی در آن جلسه دارید و به هر کدام چقدر وقت می‌دهید.
• قوانین و قواعد جلسه‌تان را سریع مرور کنید. مثلا: برای صحبت و سوال “نوبت می‌گیریم”؛ “موبایل‌ها را خاموش می کنیم” ؛ “بر اساس زمان های از پیش تعیین شده صحبت ها را تمام می‌کنیم” و … .
دو- هدایت منظم جلسه:
• بر اساس فهرستی که از قبل درست کردید (دستورجلسه) هدایت‌کنید تا قدم به قدم به همه موضوع‌ها پرداخته شود.
• تا جای ممکن جلسه باید کوتاه باشد. اگرچه لازم است صحبت‌ها کامل باشد که چیزی از قلم نیفتد، ولی مراقب باشید حرف‌های فرعی و بی‌فایده وقت جلسه را نگیرد
.سه- تسهیلگری جلسه:
تسهیلگر، يكي از اعضا جلسه است كه نقش ناظر بی‌طرف را ايفا مي‌كند و وظيفه دارد صحبت‌ها را به سمت باز شدن مسئله پيش ببرد (تا متقاعد كردن). اين نقش، در صورتی كه بحث‌ها جدی و چالشی شوند بسيار مهم است. تلاش کنید در هدایت جلسه نقش تسهیلگر را بازی کنید:
- زمان هر موضوع را کنترل کنید و به تک‌تک سرفصل‌های جلسه بپردازید.
- افراد را به رعایت نظم در صحبت‌ها و نوبت‌گرفتن تشویق کنید.
- صحبت‌ها را به مسیر اصلی هدایت کنید.
- کمک کنید احساسات از منطق و مصالح گروه جدا شود.
- اگر در یک موضوع، صحبت طولانی شد یا پیچیدگی نظرات زیاد شده، هر از چندی سوال کنید: “آیا برای همه واضح است در مورد چه چیزی حرف می‌زنیم؟” ارائه شرحی مختصر از صحبت‌های انجام شده، ذهن ِ اعضا گروه را شفاف کرده و دنبال‌کردن مطلب را ساده می‌کند.
• اگر بحث و تنش بالا گرفت، به همه جمع چند ثانيه سكوت دهید تا با آرامش به گفتگو ادامه دهند.
چهار- درگیرکردن همه شرکت‌کنندگان
• اگر فقط شما صحبت‌کنید، گروه احساس می‌کند نظراتشان اهمیت ندارد و فقط مجری نظرات شما هستند. تعادل منطقی در اندازه صحبت های گروه و خود ایجاد کنید.
• سعی کنید همه در صحبت شرکت کنند. اگر شخصی ساکت است، مستقیم از او بپرسید: “نظر شما چیست؟ چیزی برای اضافه‌کردن به موضوع و بحث دارید؟”
پنج- اگر لازم است گاهی نقش مُـنتقد بی‌رحم باشید: (Devil’s Advocate)
• اگر لازم می‌دانید در موضوعی مخالفت کنید یا مشکلات را گوشزد کنید، تذکر دهید که “من دارم نقش منتقد بی‌رحم را بازی می‌کنم که همه جنبه‌ها دیده شود.”
• حتی بسیار مفید است که یکی از اعضا را تشویق کنیم تا نقش منتقد بی‌رحم را بازی کند. با این کار اشکال‌های احتمالی شناسایی می‌شوند.
شش- تهیه صورت‌جلسه
منظور از صورت‌جلسه، شرح مهم‌ترین صحبت‌های انجام شده در جلسه است. بهتر است از همان سرفصل‌هایی که قبل از جلسه آماده کردید استفاده کنید؛ زیر هر سرفصل، در چند جمله خلاصه بنویسید که مهم‌ترین صحبت‌هایی که مطرح شد چه مواردی بود. سخت نگیرید! از جمله‌های ساده استفاده کنید و نگران ِاشتباهات نگارشی نباشید. مثال زیر بخشی از صورت جلسه گروه مترجمان سپهر است: (تا جای ممکن خلاصه است؛ بخش‌های فراموش شده رها شده است؛ و حتی غلط املایی دارد!)
هفت- جمع بندی “نتیجه” جلسه: (چه کسی، چه چیزی، تا چه زمانی)
اگر برگزاری جلسه و صحبت‌های گروهی، در پایان به یک تصمیم یا اقدام مشخص منجر نشود، چه فایده‌ای خواهد داشت؟ در پایان هر جلسه، با ارایه یک جمع‌بندی مختصر و موثر، مشخص کنید چه کارهایی باید انجام شود. برای جمع‌بندی از الگوی زیر استفاده کنید. سعی کنید برای هر فعالیت تنها یک مسئول مشخص کنید؛ و از هر کس بپرسید آیا به‌روشنی می‌داند باید چه کاری انجام دهد و آیا سئوالی دارد.
پس از جلسه
ارسال صورت‌جلسه و جمع‌بندی مسئولیت‌ها
• سعی کنید صورت‌جلسه (شرح صحبت‌ها) و جمع‌بندی مسئولیت‌ها (چه چیزی، چه کسی، تا چه زمانی) را نهایتا تا یک روز بعد از جلسه برای اعضا ارسال کنید.
پیگیری‌های بعدی
• یکی از راه‌های پیگیری بعد از جلسه، برگزاری جلسات منظم (مثلا هفتگی) است. در این جلسات، بعد از شروع، وقتی را برای مرور فعالیت‌های گذشته اختصاص دهید و از هر عضو بخواهید سریع و مختصر پیشرفت کارش را توضیح دهد.
• راه دیگری برای پیگیری‌های بعد از جلسه، تعیین یک نفر در نقش کنترل‌کننده است. در یک سازمان داوطلبانه که در زمینه کودکان مبتلا به سرطان فعالیت دارد، کنترل‌کننده، بعد از جلسه را به شوخی “دیو” خطاب می‌کنند! وظیفه “دیو”، یادآوری کارهای افراد در طول هفته است. نقش دیو به صورت گردشی بین اعضا تغییر می‌کند تا پیگیری‌های مدام یک نفر جنبه دلخوری و شخصی ایجاد نکند.