یکی از مهمترین مشکلاتی که مدیران سازمان‌های مردم نهاد، غیرانتفاعی، انتفاعی و حتی شرکت‌ها با آن رو به رو هستند، حجم زیاد و گوناگونی کارهاست. اگر در این میان مهارتی بنام «تفویض اختیار» یا Delegation به کار گرفته شود، سازمان، منابع انسانی و شرایط مدیران نیز متحول می‌شود و راحت‌تر می‌توان مسیر رشد و حیات موثر سازمانی را طی کرد.
واگذاری اختیارات (تفویض اختیار) چیست؟
تفویض اختیار یعنی واگذار کردن اختیارات یک فرد به فرد/افراد دیگر به صورتی‌که آنها بتوانند به طور مستقل عمل نمایند و بخشی از مسئولیت کاری (مدیران) را بپذیرند. در تفویض اختیار، کارهایی که نیاز به ارائه اطلاعات و تصمیم‌گیری دارند مد نظر می‌باشد. با تفویض اختیار، کارکنان قادر خواهند بود تا در موقعیت‌های مختلف، بدون مراجعه به مدیرشان تصمیم بگیرند و کارها را پیش ببرند. درجات تفویض اختیار متعددند و حدود آن در سازمان‌های مختلف، تفاوت دارد. تفویض اختیار، ابزاری در دست مدیران، برای رسیدن به هدف است.
محدودیت‌های تفویض اختیار که مدیر باید به آنها توجه نماید:
هر چه سازمان بزرگتر باشد مسایل آن بیشتر است و تصمیم‌گیری به سطوح مختلف واگذار می‌شود. اما باید نظر داشت که طبق اصول مدیریت، بعضی از کارها قابل تفویض نیست. هر کاری حدودی دارد که نباید از آن تجاوز کرد. در تفویض اختیار، محدودیت‌هایی را باید مدنظر داشت و نباید جز در شرایط استثنایی و فوق‌العاده آن را به زیردستان تفویض کرد. از جمله مواردی که می‌توان به آن اشاره نمود عبارتند از:
– امور پرسنلی (کسی که در غیاب‌تان به عنوان جانشین شما منصوب شده نباید اختیار عزل و نصب همکاران را داشته باشد)، به عبارتی، تنبیه و اخراج کارمندان قابل تفویض نیست
– برنامه‌ریزی استراتژیک و تصمیمات پرهزینه: هرچه هزینه تصمیم‌گیری در مورد یک مسئله زیادتر باشد نیاز به اتخاذ تصمیم در سطوح بالاتر مدیریت بیشتر خواهد بود. بنابراین تصمیماتی که هزینه بالای سازمانی دارند، قابل واگذاری نیستند.
– تعیین خط مشی‌های سازمانی
– سپردن کار به بیش از یک نفر (بعضی از مدیران با سپردن کار به بیش از یک نفر، به خیال خودشان محکم کاری می‌کنند اما چنین کاری مخل مدیریت است)
برخی مشکلات در واگذاری اختیارات:
تفویض اختیار به خودی خود موضوع مطلوبی است اما بعضی اوقات مدیران با تفویض اختیار به راحتی کنار نمی‌آیند چون در نگاه اولیه و کوتاه مدت ممکن است تفویض اختیار:
– زمان‌بر باشد: گاهی اوقات زمانی که صرف توضیح انجام یک کار به فرد دیگر می‌شود طولانی است و خود مدیر می‌تواند در مدت کوتاه‌تری آن را انجام دهد.
– بر خلاف کمال‌گرایی مدیران عمل کند: در تفویض اختیار، با واگذاری اختیار انجام برخی از کارها به دیگری، به آنها فرصت تجربه می‌دهیم و این ریسک را می‌پذیریم که ممکن است گاهی هم اشتباه کنند. خیلی از مدیران تحمل اشتباه را ندارند و فکر می‌کنند خودشان کارها را بهتر انجام می‌دهند. اما بیشتر اوقات این تردید در عدم انجام درست کارها از سوی مدیران، یک پیش‌داوری است.
– موجب ترس از کاهش قدرت شود: دلیل دیگر عدم تفویض اختیار، ترس از کاهش قدرت، کاهش کارایی و کاهش محبوبیت است. برخی مدیران با چنین ترسی، از تفویض اختیار خودداری می‌کنند.
فواید واگذاری اختیارات:
با وجود مشکلاتی که ذکر شد، با کمی تغییر نگرش، توجه به اهمیت کار گروهی و مدیریت مشارکتی، بررسی چشم‌انداز و مسیری که در پیش داریم، حرکت به سمت سبک مدیریتی تفویض اختیار را در عرصه مدیریت سازمانی، بسیار موثر خواهیم یافت. تفویض اختیار مناسب به مدیران و سازمان‌ها کمک می‌کند تا:
ـ مدیریت زمان به شکل موثرتری انجام شود
– فرصت یادگیری برای کارکنان بیشتر فراهم شود
– انگیزش کارکنان برای بالا بردن کیفیت کار افزایش یابد
– همکاری‌های دسته جمعی بیشتر تقویت شود
– فشار کاری مدیران کاهش یابد
– مدیریت مشارکتی توسعه پیدا کند
مراحل تفویض اختیار:
هدف از تفویض امور به دیگران، نقش موثر و دست‌آوردهایی است که از این طریق برای مدیر و در مرحله بعد برای مجموع سازمان ایجاد می‌شود. اما تفویض اختیار کار ساده‌ای نیست و یک مهارت است. مدیران برای تفویض اختیار به صورت صحیح باید گام‌های زیر را طی کنند:
– موارد قابل واگذاری و اثربخش را شناسایی کنند
– زمان واگذاری را برنامه‌ریزی کنند
– کارکنانی که مستعد هستند و تجربه کار کردن با آنها نشان داده که تواناتر هستند را شناسایی کنند
– آموزش و توانمندسازی افراد منتخب را آغاز کنند
تعیین درست تمام موارد موفق، برای تفویض اختیار سالم و موثر، بسیار حیاتی و مهم است. تفویض اختیار به دیگران به شیوه نادرست یا ضعیف و نصف و نیمه، موجب می‌شود حتی بهترین، صادق‌ترین و با استعدادترین کارکنان، کار ضعیف تحویل دهند یا دچار خطا شوند، در نتیجه کارکنان دیگر با مشاهده این نوع واگذاری‌ها دچار یاس و ناامیدی شده و از محیط کارشان ناراضی می‌شوند. تهیه یک چک لیست به انجام درست روند واگذاری اختیارات، کمک می‌کند.
گام‌های اجرایی در توانمندسازی فرد/افرادی که برای تفویض اختیار انتخاب شده‌اند:
۱. گفت وگو: شما لازم است یک جلسه گفتگو با فرد انتخابی داشته باشید. این گفتگو باید به صورت مستقیم (رو در رو یا تلفنی) انجام شود. جلسات این چنینی هیچ گاه از طریق ایمیل و یا ارسال پیام‌های متنی برگزار نمی‌شود. آمادگی مدیران در این جلسه خیلی مهم و تعیین‌کننده است. اگر مدیر نیازها، وظایف، اهمیت نقش و نتایج را برای فرد انتخابی به صورت واضح و مشخص بیان نکند و اطلاعات لازم را در اختیار او قرار ندهد، فرد متوجه اهمیت، انتظارات و موقعیتی که در آن قرار خواهد گرفت نمی‌شود و به عبارت بهتر حس تعهد در او ایجاد نمی‌گردد.
در پایان گفتگوی اولیه، متوجه خواهید شد که آیا فرد انتخابی، می‌خواهد مسئولیت را بپذیرد یا خیر. اگر پاسخ منفی دریافت کردید. با اینکه می‌دانید وی فرد مناسبی برای این کار بوده است به زور مسئولیت/ اختیارات را واگذار نکنید. مطمئن شوید فرد انتخابی با کمال میل و بدون اجبار کار را پذیرفته است. پذیرش قلبی حتی از مهارت مهمتر است چرا که افراد کارهایی را که دوست دارند و انتخاب کرده‌اند به خوبی انجام می‌دهند.
۲. توافق مکتوب: بیشتر مدیران در جلسه گفتگو، اظهارات انجام شده و قول‌هایی را که طرفین به هم داده‌اند، مکتوب نمی‌کنند؛ در نتیجه احتمال اینکه فرد انتخاب شده در قبال مسئولیت‌ها بی‌تعهد باشد وجود دارد. برای جلوگیری از این مشکل لازم است توافق‌های انجام شده در جلسه مکتوب شود و هر یک از طرفین، یک نسخه را برای خود داشته باشند.
۳. کنترل/ نظارت: بعضی از مدیران روی مرحله تعیین زمان تکمیل و تحویل کار واگذار شده تاکید نمی‌کنند. در حالی که لازم است مراحل کار و ضرب‌العجل‌های آن کاملا مشخص و مکتوب باشد. می‌توانید سه مرحله برای نظارت بر کار را از همان ابتدا تعیین کنید. این نظارت می‌تواند به صورت نظارت قبل از شروع کار، نظارت در اواسط کار و نظارت و کنترل قبل از پایان کار باشد. انجام این کنترل سه مرحله‌ای، توسط مدیران ضروری است و باید تا زمان تکمیل وظیفه محوله، ادامه یابد.
۴. بررسی موثر و دقیق: بررسی دقیق با فراهم کردن محیط صمیمانه و مطرح کردن پرسش‌های مختلف از فردی است که کار را به او واگذار می‌کنید. گفتگو را نرم شروع کنید مثلا بپرسید کارها چطور پیش رفتند و بعد سؤالات دقیق‌تر را برای دریافت جزییات بیشتر طرح کنید.
– اولین نقطه بررسی موثر، در ابتدا واگذاری کار به فرد مورد نظر است. با او جلسه بگذارید و مطمئن شوید همه آنچه را که لازم است انجام دهد می‌داند و در مرحله بعدی حتما مطمئن شوید که کار آغاز شده است یا خیر؟ چون تعلل و تاخیر باعث از دست رفتن فرصت‌ها می‌شود و احتمال شکست کار را افزایش می‌دهد!
– شما با صحبت در آغاز کار با فرد مورد نظر، می‌توانید پیشرفت کار را ارزیابی کنید. فرد می‌تواند مشکلات را که در ابتدای راه با آن مواجه شده است با شما درمیان بگذارد. بدین صورت او نیز قادر می‌شود اکثر مشکلات احتمالی آینده را پیش بینی کنند.
– ممکن است فرد از شما کمک و راهنمایی بخواهد. راهنمایی‌ها و تجربیات شما کمک می‌کند تا مشکلات سریع‌تر شناسایی و حل شوند. در صورتی که برخی از وظایف غیرواقع‌بینانه باشند این مرحله فرصت خوبی برای اصلاح آنهاست.
– بررسی را به تاخیر نیندازید چرا که بعد از گذشت مدتی از زمان شروع پروژه، اصلاح وظایف و روند کاری مشکل‌تر می‌شود.
– حتما یک مرحله ارزیابی در میانه مسیر کار قرار دهید و در این مرحله، پیشرفت واقعی کار را بررسی کنید تا بتوانید پیش‌بینی واقع‌بینانه‌ای از تکمیل پروژه داشته باشید. اگر فرد در این مرحله، با مشکلی مواجه شده بهتر است منابع و امکانات بیشتری در اختیار وی قرار دهید و نهایتا قبل از تاریخ اتمام پروژه، یک بار دیگر کارها را ارزیابی کنید. در این مرحله نباید با مشکل غافلگیرکننده‌ای رو به رو شوید.
۵. حل مشکلات: حل مشکلات یک کار گروهی است. شما (مدیر) تنها متخصص برطرف کردن همه مشکلات نیستید. مشکلات سازمان/ پروژه لازم است در گروه کاری مطرح شود و جلسه طوفان ذهنی برای آن داشته باشید. از همه افراد شرکت کننده بخواهید راه حل و یا طرحی را ارائه کنند.
– یک مدیر هیچ گاه نباید بگوید من خودم به تنهایی این کار را انجام خواهم داد زیرا به اعضای تیم این پیام را می‌دهد که آنها می‌توانند تنها با گفتن اینکه راه حلی برای مشکلات ندارند، مسئولیت‌ها و وظایف محوله را به او بازگردانند.
– به تیم‌تان آموزش دهید که برای مسائل و مشکلات راه حل بیابند و از آن بخواهید که کار را تمام شده تحویل شما دهند.
– شما ممکن است به طور مقطعی و برای یک موضوع خاص، مجبور باشید یک سری کارهای مدیریتی که تنها توسط شما قابل انجام است را انجام دهید مانند تماس با دفتر مرکزی سازمان یا حل یک تعارض. ولی بعد از انجام این کار، کل وظایف مجددا بر عهده افراد مربوطه خواهد بود.
۶. تکمیل کار: حتما مطمئن شوید که کار مورد نظر درست و کامل انجام شده است. چون بعضی از اوقات افراد (کارکنان/ فردی که مسئولیت به وی واگذار شده) فکر می‌کنند که کار را کامل کرده‌اند در صورتی‌که هنوز کامل نشده است. بنابراین مرحله سوم نظارت باید کمی قبل از زمان پایانی تعیین شده باشد. در این مرحله مطمئن شوید تمام جزییات به اتمام رسیده و همه مشکلات واقعا حل شده است.
بعد از انجام مراحل توانمندسازی، شما می‌توانید مطمئن باشید که تفویض اختیار به درستی انجام شده است اما از یاد نبرید که واگذاری اختیارات، عنصر اختیار و قدرت تصمیم‌گیری را نیز می‌خواهد که از جانب شما، به عنوان مدیر، به سایرین اعطا می‌شود.