تسهیلگر به طور خلاصه کسی است که باعث می شود کارها آسان و روان انجام شوند.
به بیان دیگر تسهیلگر با استفاده از تکنیک ها و روش های تسهیلگری در جلساتی که به صورت تعاملی به انجا م می رسند به کمک جمع می آید تا نتایج بهتر و مورد توافق تری استخراج شود.
تسهیلگر در موقعیت های متفاوتی این وظیفه را انجام می دهد.
فرض کنید که شما با یک گروه از همکارانتان در یک موسسه بهداشتی مثل مرکز بهداشت شهرستان کار می کنید و بناست که بر اساس یک برنامه ریزی مدون ، واکسن فلج اطفال برای همه ی کودکان در یک روز مشخص تجویز شود. برای انجام این برنامه ریزی لازم است که نظرات کارشناسان و تیم های میدانی را در کنار نظرات مسوولین ستادی قراردهید . برای چنین کاری شما می توانید تسهیلگری جلسه را به عهده بگیرید به این ترتیب شما فرصتی فراهم می آورید تا حرف همه شنیده شود و درضمن برنامه ای تدوین شود که همه ی دست اندرکاران احساس تعلق و همکاری کنند.
شاید شما برای کمک به مردم یک منطقه به عنوان یک فعال توسعه دعوت شده باشید. اگر تکنیک های تسهیلگری را بدانید امکان موفقیت شما و امکان درگیر کردن همه ی ذینفعان در فرآیند توسعه بیشتر خواهد شد.
تسهیلگر باید بتواند
در مواقع تردید و عدم قطعیت مطالب جلسه را همچنان هدایت کند .
زمانی که همه گیج شده اند و تحت استرس هستند بتواند آرام بماند و برای خروج از بحران، راه حل ارایه دهد.
باید حالات روحی شرکت کنندگان را درک کند و گوشی شنوا داشته باشد.
برای برنامه ریزی یک جلسه تسهیلگر ی
باید نخست اهداف جلسه توسط تسهیلگر برای خودش روشن شود. تسهیلگر باید روی یک کاغذ بنویسد که خیال دارد در این جلسه به چه اهدافی برسد.
به عنوان مثال :
در پایان این جلسه ما یک برنامه ی اقدام برای واکسیناسیون در شهرستان مورد نظرمان خواهیم داشت.
البته بهتر این است که در آغاز جلسه، تسهیلگر با گروه روی هدف جلسه توافق کند. ولی نکته این است که تسهیلگر باید با یک فکر و برنامه به جلسه بیاید. بدون برنامه ریزی قبلی، بدو ن انتخاب هدف و روش کار و تکنیک هایی که استفاده خواهد شد کیفیت جلسه افت خواهد کرد.
بعداز آنکه روی اهداف جلسه توافق شد، نکته بعدی در نظر گرفتن یک سری مقررات برای اداره ی جلسه است.
به عنوان مثال ، شرکت کنندگان توافق می کنند که :
باید روی مشکلات تاکید کنیم نه روی اینکه چه کسی چه گفت ؟ به بیان دیگر ما مشکلاتی که روی میز می آید را مورد بررسی قرار می دهیم نه اینکه سایر شرکت کنندگان را در جلسه مورد حمله قرار دهیم.
به صورت چرخشی هر کس فرصت پیدا می کند که نظر دهد.
هر کس فرصت مشخصی برای حداکثر صحبت دارد. یک نفر نمی تواند بخش عمده ای از وقت جلسه را به خود اختصاص دهد.
وقتی کسی صحبت می کند، هیچ کس حق ندارد که حرفش را قطع کند.
موبایل ها را باید خاموش کرد یا روی وضعیت بی صدا قرار داد.
و قص علیهذا
پس از توافق روی مقررات ممکن است که از میان شرکت کنندگان کسانی به عنوان داوطلب مستند سازی جلسه انتخاب شوند. همچنین مسوولیت هایی مثل وقت نگهدار یا کسی که مواظب است که وقت اجزای جلسه بر اساس توافق جلو برود تقسیم می شود . به عنوان مثال قرار می شد که یک ساعت روی یک بخش کارکنیم. وقت نگهدار مواظب است که از این یک ساعت فراتر نرویم و اوست که به ساعت نگاه می کند و به جلسه اعلام می کند که مثلا 5 دقیقه وقت باقی است یا وقت تمام است. بعد اگر جلسه تصمیم گرفت که از یک ساعت فراتر بروند خوب این مجدد یک توافق جدید و قابل انجام است. مثلا گروه تصمیم می گیرد که 10 دقیقه بیشتر بحث انجام شود و دوباره وقت نگهدار مواظب است که از این 10 دقیقه جلسه فراتر نرود.
سوال بحث
بعداز این مقدمات لازم است که سوال بحث مطرح شود. در اینجا بهتر است که با بیان مساله این کار انجام شود در اینجا قرار نیست که راه حل ارایه شود.
به عنوان مثال :
چه مشکلاتی در برنامه ی قبلی واکسیناسیون فلج اطفال وجود داشت؟ نقاط ضعف کار چه بود؟
در این قسمت با گفتگو روی مشکل ابعاد مختلف مشکل پیدا می شود. و این کمک می کند که در قسمت راه حل با دید جامع تری راه حل ها دیده شود.
در ادامه می شود روی راه حل ها گفتگو کرد.
حال نکته اینجاست که از چه تکنیک هایی برای شکل دادن به جلسه و بحث و گفتگو استفاده می کنیم. در قسمت‌های بعدی این روش ها و تکنیک ها مورد اشاره قرار خواهند گرفت.
اقتباس از :
The Facilitator’s Pocketbook, 2nd Edition
by John Townsend and Paul Donovan