رعایت فاصله‌گذاری اجتماعی در دوران پاندمیک شیوه‌های ارتباطی ما را تغییر داده است، به‌ویژه با روی آوردن سریع به پلتفرم‌های ویدئو کنفرانس مانند Zoom و Skype. حضور آنلاین می‌تواند چالش‌های زیادی را برای افراد دارای معلولیت به همراه داشته باشد، اما همچنین فرصت‌هایی برای افزایش دسترسی فراهم می‌کند که امکان مشارکت برابر و فراگیرتر را برای این افراد فراهم می‌سازد.
همان‌طور که طراحی یک وب‌سایت یا جلسه حضوری از جهت دسترسی‌پذیری برای افراد دارای معلولیت نیاز به برنامه‌ریزی و توجه دارد، برگزاری یک جلسه آنلاین با دسترسی آسان نیز تنها با کمی برنامه‌ریزی و دقت قابل انجام است.
نکات موجود در این منبع به نحوه فراگیرسازی جلسات برای افراد ناشنوا یا کم‌شنوا و افراد نابینا یا کم‌بینا تمرکز دارد. اما به‌خاطر داشته باشید که پیاده‌سازی این روش‌ها در تمام جلسات آنلاین، به‌خودی خود یک اقدام خوب فراگیر است که برای همه بهتر خواهد بود!
۱. دوربین خود را روشن کنید
روشن کردن دوربین به افراد ناشنوا، یا افرادی که دچار پیچیدگی ارتباط ذهنی در برقراری ارتباط هستند، این امکان را می‌دهد که لب‌های شما را بخوانند، حالات چهره و حرکات شما را هنگام صحبت کردن ببینند.
۲. وقتی صحبت نمی‌کنید، میکروفون خود را بی‌صدا کنید
این کار واقعاً به افراد ناشنوا که لب‌خوانی می‌کنند، کمک می‌کند. اکثر برنامه‌های جلسات آنلاین مانند Zoom یا Webex دارای حالت «سخنران فعال» هستند که چهره سخنران را به‌طور کامل روی صفحه نشان می‌دهد. این حالت همان چیزی است که بیشتر افراد ناشنوا از آن استفاده می‌کنند تا لب‌خوانی آسان‌تر شود. مهم است که تمرکز روی سخنران فعال باقی بماند. اگر کسی میکروفونش بی‌صدا نباشد و صدا ایجاد کند، چه عمدی و چه تصادفی – مثلاً فنجان قهوه‌ای بیفتد یا تلفن زنگ بزند – تمرکز تغییر کرده و فرد ناشنوا آن بخش از گفتگو را از دست می‌دهد زیرا دیگر نمی‌تواند لب‌های سخنران را ببیند. این امر همچنین برای افراد نابینا یا کم‌بینا بسیار گیج‌کننده و آزاردهنده است، زیرا آن‌ها نشانه بصری جعبه سخنران فعال را از دست می‌دهند و همچنین تداخل ایجاد شده در صدا باعث می‌شود شنیدن سخنران و دنبال کردن گفتگو دشوارتر شود. هدف این نیست که شما را ساکت کنیم، بلکه ایجاد فرصتی برای مشارکت همه است. زمانی که آماده صحبت کردن هستید، از قابلیت‌هایی مانند «بالا بردن دست» در Zoom استفاده کنید یا سوال یا نظر خود را در چت بنویسید. هماهنگ‌کننده جلسه سپس می‌تواند مکالمه را به شکلی محترمانه هدایت کند که به همه امکان اظهار نظر دهد. همه افراد ناشنوا نیازهای یکسانی ندارند. برخی از افراد ناشنوا ترجیح می‌دهند خودشان صحبت کنند و از زیرنویس و مترجم استفاده می‌کنند تا مطمئن شوند که می‌توانند صحبت شما را بشنوند. برخی دیگر از مترجم‌های زبان اشاره برای شنیدن و صحبت کردن استفاده می‌کنند. نیازهای متنوعی وجود دارد، بنابراین بسیار مهم است که از آن‌ها بپرسید چه چیزی نیاز دارند و سپس به آن توجه کنید.
۳. چه کسی در جلسه حضور دارد؟
همه نمی‌توانند ببینند چه کسانی در جلسه حضور دارند. شاید خودتان هم این تجربه را داشته‌اید که وقتی دیر به یک تماس تلفنی پیوستید، نمی‌دانستید چه کسی صحبت می‌کند یا چه کسانی دیگر در تماس حضور دارند و به نشانه‌های زبان بدن دسترسی نداشتید تا بدانید چه زمانی می‌توانید حرفی بزنید بدون اینکه صحبت دیگران را قطع کنید. این موضوع می‌تواند شما را گیج و منزوی کند. به یاد داشته باشید که جلسات همیشه برای افراد نابینا یا کم‌بینا به همین صورت است.
چند نکته برای مدیریت «جلسه» مجازی: رئیس جلسه باید در ابتدای هر جلسه حضوری از حاضرین نام ببرد. ساده‌ترین راه برای انجام این کار، مشاهده لیست شرکت‌کنندگان و گفتن «در جلسه امروز، آن، ترانه، حمید، ثریا حضور دارند…» و غیره. هنگام شروع صحبت، یا پرسیدن سوال، خودتان را معرفی کنید. اما لازم نیست هر بار در یک گفتگو این کار را انجام دهید، مثلاً:
م: «کوکب صحبت می‌کند، ناتاشا، می‌توانید بگویید چگونه می‌توانم به به‌روزرسانی این هفته دسترسی پیدا کنم؟»
ن: «علی صحبت می‌کند، فقط به جعبه A بروید و روی خط B کلیک کنید.»
م: «کوکب صحبت می‌کند، ممنون.»
این کار بسیار دست و پاگیر و غیرطبیعی است – بهتر است فقط یک بار در ابتدای مکالمه به شناسایی صحبت‌کنندگان بپردازید، به‌عنوان مثال:
م: «کوکب صحبت می‌کند، علی، می‌توانید بگویید چگونه می‌توانم به به‌روزرسانی این هفته دسترسی پیدا کنم؟»
ن: «فقط به جعبه A بروید و روی خط B کلیک کنید.»
م: «ممنون.»
به این ترتیب، از ابتدا مشخص کرده‌اید که چه کسانی در حال گفتگو هستند. داشتن رئیس جلسه که مشخص کند چه کسی بعدی صحبت کند، این کار را بسیار آسان می‌کند.
۴. زیرنویس و ترجمه
هنگام استفاده از مترجمان در یک پلتفرم جلسه مجازی، لینک جلسه را به آن‌ها بدهید تا بتوانند به گفتگو بپیوندند و همانند حضور در اتاق، ترجمه کنند. فرد ناشنوا می‌تواند مترجم را روی صفحه خود «پین» Pin کند تا همیشه بتواند هنگام گفتگو مترجم را ببیند. زیرنویس‌های بسته نیز در بسیاری از پلتفرم‌های جلسه مجازی قابل فعال‌سازی هستند. می‌توانید زیرنویس را با یک ارائه‌دهنده حرفه‌ای زیرنویس رزرو کنید که می‌تواند شما را در مورد بهترین روش راه‌اندازی زیرنویس برای جلسه مجازی راهنمایی کند. مزیت اضافی استفاده از سرویس زیرنویس این است که شما متن جلسه خود را به‌صورت تایپ‌شده در اختیار دارید که می‌توان از آن برای تهیه صورت‌جلسه استفاده کرد.
آمادگی کافی
آمادگی خوب، کلید برگزاری یک جلسه مجازی موفق است. در اینجا چند مورد برای فکر کردن وجود دارد:
مانند یک جلسه حضوری، یک دستور جلسه داشته باشید تا جلسه در مسیر درست باقی بماند و شرکت‌کنندگان بدانند چه انتظاری دارند.
قبل از جلسه، اپلیکیشن جلسه آنلاین خود را تمرین کنید و از آن استفاده کنید. با ویژگی‌های آن آشنا شوید و به این فکر کنید که چگونه ممکن است از آن‌ها در جلسه استفاده کنید. شما نمی‌خواهید میزبان جلسه‌ای باشید که وقت را با مشکل در فناوری تلف می‌کند.
یک میزبان مشترک برای پشتیبانی انتخاب کنید.
شرکت‌کنندگان خود را بشناسید. در دعوت‌نامه و فرم‌های ثبت‌نام جلسه خود از شرکت‌کنندگان بپرسید که آیا نیازهای دسترسی دارند. چه کسانی شرکت می‌کنند و آیا آن‌ها نیاز به دسترسی دارند؟ آیا آن‌ها نیاز به مترجم زبان اشاره یا مترجم دیگر دارند؟ آیا شما نیاز به سرویس زیرنویس دارید؟ آیا آن‌ها می‌دانند چگونه از ویژگی‌های دسترسی برنامه جلسه‌ای که شما استفاده می‌کنید استفاده کنند؟
از اسلایدها استفاده می‌کنید؟ ممکن است برخی افراد نیاز داشته باشند این اسلایدها را از قبل در قالب قابل دسترسی دریافت کنند. مطمئن شوید که اسلایدها را به‌وضوح در طول ارائه خود معرفی کنید و آماده باشید که آنچه روی صفحه است را بخوانید و توصیف کنید.
به یاد داشته باشید که انگلیسی زبان دوم برای افراد ناشنوا است که از زبان اشاره استفاده می‌کنند و افراد نابینا و کم‌بینا به نشانه‌های شنیداری برای دسترسی به اطلاعات نیاز دارند.
از چندرسانه‌ای استفاده می‌کنید؟ مطمئن شوید که آن‌ها قابل دسترسی هستند. محتوای ویدئویی و صوتی باید دارای زیرنویس بسته (برای افراد ناشنوا) باشد و ویدئوها باید با توضیحات صوتی همراه باشند (برای افراد نابینا یا کم‌بینا).
۵. آهسته‌تر جلسه را برگزار کنید و جلو ببرید
وقفه ایجاد کنید. این کار به نویسندگان متن، افرادی که اینترنت ضعیف دارند، یا افرادی که از زیرنویس یا مترجم زبان اشاره استفاده می‌کنند، زمان می‌دهد تا به مکالمه برسند.
۶. به خستگی حاضرین توجه کنید
جلسات آنلاین به این معناست که ما باید بیشتر تلاش کنیم تا نشانه‌های غیرکلامی مانند حالات چهره، تن صدا و زبان بدن را پردازش کنیم. خستگی از Zoom برای همه اختلالات حسی بسیار واقعی است زیرا به تمرکز بیشتری نیاز دارد، به‌ویژه برای افرادی که ناتوانی‌های شناختی دارند.
۷. نگران اشتباهات نباشید
شرکت در جلسات مجازی برای بسیاری از ما تجربه‌ای جدید است و همه ما در حال یادگیری نحوه بهبود آن هستیم. اگر در دسترسی برای افراد دارای معلولیت موفق نشدید، نگران نباشید. عذرخواهی کنید و ببینید برای دفعه بعد چه چیزی لازم است تا دسترسی ایجاد شود. سپس به‌طور فعال برای رفع مشکلات تلاش کنید.