مدیریت تیم به صورت مجازی و از راه دور در مقایسه با رهبری گروهی از کارمندان و داوطلبین که با آنها تعامل حضوری دارید، نیازمند استراتژی متفاوتی است.
بهترین معیار برای موفقیت یک کارمند یا داوطلب دور-کار ارزیابی نتیجه‌ی نهایی کار اوست، نه تعداد ساعاتی که وی مشغول به کار بوده است. مدیران مجازی باید به طور مسئولانه وضعیت تیم دورکارشان را تحت نظر داشته باشند.
در این روزها، بسیاری از مدیران که مجبورهستند بر گروه خود به صورت مجازی نظارت کنند احساس درماندگی و بی‌تجربگی می‌کنند. برخی از آنها هر آن‌چه را جلوی چشم‌شان قرار ندارد، فراموش می‌کنند و به راحتی افراد دورکار خود را نادیده می‌گیرند و در نهایت تعجب می‌کنند چرا کارها به خوبی سابق پیش نمی‌رود. برخی دیگر نیز به دنبال تسلط کامل بر کارمندان و داوطلبان دورکارشان هستند و به اشکال مختلف و روش‌های مدیریت خرد در طول روز با تماس‌های تلفنی، ایمیل، و پیامک در کار تیم دورکارشان اختلال ایجاد می‌کنند. به نظر شما آیا کسی می‌تواند در چنین شرایطی به خوبی کار کند؟
مدیریت یک تیم دورکار تا حدودی شبیه انجام عمل لاپاراسکوپی است. در این عمل، پزشک جراح باید اندام یا بافت داخلی بدن را با استفاده از دوربین کوچکی که از سطح پوست وارد بدن می‌شود، مشاهده کند – در این عمل، پزشک جراح نمی‌تواند بافت یا اندام را به معنی واقعی لمس کند. این عمل از دقت بسیار بالایی برخوردار است، و به عنوان یکی از روش‌های کم‌تهاجمی جراحی (با حداقل تهاجم) شناخته می‌شود.
مدیریت تیم دورکار نیز باید به همین شکل صورت گیرد؛ مدیر باید بتواند بدون دخالت در امور کاری و شخصی کارمندان‌اش، بر نحوه عملکرد و نتیجه نهایی کار نظارت و کنترل موثرداشته باشد، درادامه به نکاتی اشاره می کنیم که به مدیران در نظارت موثر بر کارمندان دورکارشان کمک می‌کنند.
۱. نظارت و کنترل موثر
قرار نیست اگر کسی جلوی چشم‌تان نباشد، همیشه از زیر کار در برود؛ به همین خاطر، نباید بیش از اندازه بر کار تیم دورکارتان نظارت و دخالت کنید. بعضی از مدیران همیشه نگران‌اند که اگر نتوانند کارمندان‌شان را ببینند، آنها به خوبی از عهده‌ی کارها بر نخواهند آمد. آنها معتقدند اگر یکی از آدم‌های زیر مجموعه‌شان ظرف چند دقیقه به ایمیل آنها پاسخ ندهد، به این معنی است که به جای آن‌که پشت میز کارش نشسته باشد، روی مبل در حال تماشای تلویزیون است.
مسلما بعضی از افراد همیشه سعی می‌کنند دور از چشم مدیران‌شان از زیر کار در بروند. ولی برای این دسته از کارمندان فرقی نمی‌کند داخل شرکت باشند یا در خانه – در هر شرایطی سعی می‌کنند از زیر کار در بروند.
برای این مشکل ۳ راه حل وجود دارد.
- به تیم خود اعتماد داشته باشید: شما آنها را می‌شناسید؛ شما به آنها آموزش داده‌اید و وظایف‌شان را مشخص می‌کنید. پس به جای افکار منفی به عملکرد و کیفیت کار تمرکز کنید.
- انتظارات‌تان را به طور شفاف بیان کنید: فردی که دقیقا بداند شما از وی چه انتظاری دارید، در مقایسه با کارمند یا داوطلبی که مجبور باشد خواسته‌های‌تان را حدس بزند، عملکرد بهتری خواهد داشت.
- به طور مرتب، در زمان‌های مشخص – نه هر وقت که دل‌تان بخواهد – با افراد گروه ارتباط برقرار کنید.
۲. به تیم خود به طور موثر و کافی توجه کنید
کارمندان و داوطلبین دورکارتان را نادیده نگیرید. کم توجهی به آنها به اندازه مدیریت خرد می‌تواند مضر باشد.
اگر شما جویای احوالات تیم دورکارتان نشوید و عملکردشان را بررسی نکنید، آنها فکر می‌کنند نادیده گرفته شده اند و بنابراین، کارها را بنا برنظر و سلیقه خودشان انجام خواهند داد و نه بر طبق انتظارات شما – و احتمالا باور می‌کنند که شما آنها یا کارکردشان را آن‌چنان جدی نمی‌گیرید.
به طور مرتب و برنامه ریزی شده با افراد گروه در ارتباط باشید تا آنها کاملا توجه شما را درک کنند. بر اساس حجم و روش کاری‌تان، به صورت هفتگی یا روزانه همه‌ی اعضای تیم دورکار را به صورت مجازی دور هم جمع کنید تا آنها مطمئن شوند به اندازه‌ی کافی به آنها و کارشان توجه می‌کنید.
۳. اهمیت ساعات کاری به بهره وری و کیفیت خدمات تغییر دهید
به میزان بهره‌وری و کیفیت خدمان توجه کنید، نه ساعات کاری. اگر همیشه عادت داشته‌اید، اعضای گروه را در محیط کاری، از ساعت ۸ صبح تا ۴ بعد از ظهر، با یک ساعت ناهاری و چند بار رفت و آمد به طرف دستشویی ببینید، مجبور هستید عادت‌تان را تغییر دهید، زیرا فعلا قرار است آنها از خانه برای‌تان کار کنند. افرادی که از خانه کارمی‌کنند، مسلما در طول ساعات کاری مجبور هستند کارهای شخصی خود را نیز انجام دهند. مانند آشپزی، کمک به انجام تکالیف مدارس کودکان، و غیره.
خب، اگر آنها کارهای‌شان را به خوبی و به طور کامل، سر وقت معین، انجام بدهند، و در تمام جلسات حضوری یا مجازی حضور داشته باشند، آیا واقعا کار کردن آنها از راس ساعت ۸ صبح الی ۴ بعد از ظهر اهمیت پیدا می‌کند، یا این‌که بتوانند کل ساعات روزانه‌شان را به خوبی مدیریت کنند و هر کاری را سر وقت مناسب خود انجام دهند؟ اگر فردی بتواند یک کار یک ساعته را ظرف ۲۰ دقیقه با کیفیت خوب انجام بدهد، آیا فرقی می‌کند که ۴۰ دقیقه باقی‌مانده را صرف چه کاری می کند؟
کار کردن در خانه در مقایسه با کار کردن حضوری در محیط منظم و سازمان‌یافته چالش‌های متفاوتی دارد. حتی اگر مدیری انعطاف‌پذیر نباشد و به تیم خود اجازه ندهد در حین دورکاری به نیازهای خانواده و حل مشکلات خانگی خود نیز رسیدگی کنند، این کارمندان به هر حال این کار را انجام می‌دهند. آنها مجبور هستند این کار را بکنند، و شما به عنوان یک مدیر باید انعطاف‌پذیرتر باشید.
۴. فرهنگ و ارتباطات بین اعضای تیم دورکارتان را تقویت کنید
فرهنگ و ارتباطات درون سازمانی خود را به فضای کاری مجازی‌تان منتقل کنید. وقتی افراد اعم از کارکنان و داوطلبین از خانه کار می‌کنند، به تدریج ممکن است فضای حرفه‌ای و در عین حال، دوستانه‌ی محیط کارخود را فراموش کنند.
زمان‌های خاصی را برای استراحت و دورهمی با استفاده از پلتفرم‌های مجازی تعیین کنید. یک کانال گفتگوی عمومی به صورت پیامی یا ویدئویی ایجاد کنید و از همه‌ی اعضای گروه بخواهید در آن حضور داشته باشند و موضوعات کاری و حتی شخصی را با همکاران خود به اشتراک بگذارند و با هم در ارتباط باشند. افراد می‌توانند به مدت کوتاه، به همان شکل که در محیط کار با هم صحبت می‌کردند، به صورت مجازی با یکدیگر گفتگو کنند.
کارمندان شاد کارمندانی با بهره‌وری بالا هستند، و یکی از عواملی که باعث شاد بودن کارمندان می‌شود، معاشرت با دوستان و همکاران خود در محیط کاری است. با فراهم کردن امکانات و اختصاص زمانی برای برگزاری دورهمی‌های مجازی، تعلق خاطر اعضا را به سازمان حفظ کنید. برای حفظ فرهنگ سازمانی و حفظ کارمندان و داوطلبان با ارزش، وجود تعاملات و ارتباطات مثبت و دوستانه میان هر یک از کارمندان، مدیران، و اعضای گروه بسیارمهم و حیاتی است .
۵. به اعضای تیم خود کمک کنید
از اعضای گروه که دورکاری می کنند بپرسید به چه چیزهایی نیاز دارند. برای مثال، بعضی از آنها ممکن است برای استفاده از پلتفرم مجازی که اعضای گروه از آن استفاده می‌کنند، به آموزش بیش‌تری نیاز داشته باشند. برخی دیگر ممکن است با کار کردن در خانه، در شرایطی که فرزندان‌شان به مدرسه نمی‌روند مشکل داشته باشند.
همه‌ی اعضا ممکن است به دورکاری علاقه نداشته باشند یا در این کار تبحر نداشته باشند. ولی اگر در شرایط فعلی دورکاری به صورت موقتی برای فعالیتتان نیاز است، وظیفه‌ی شما به عنوان یک رهبر این است که به افراد گروه کمک کنید در شرایط دورکاری آسایش، شایستگی، و بهره‌وری‌شان را حفظ کنند.
در این راه باید تا آن‌جا که می‌توانید فعال باشید. منتظر نمانید اعضا برای درخواست کمک و بیان مشکلات‌شان نزد شما بیایند. شما به سراغ‌شان بروید. از آنها بخواهید مشکلات‌شان را با شما در میان بگذارند. فضای راحتی برای آنها مهیا کنید تا از شما درخواست کمک کنند. بسیاری از افراد تمایل ندارند خودشان را به گونه‌ای نشان دهند که قادر نیستند با سیستم‌های جدید کنار بیایند. مکررا فرصت‌هایی را در اختیارشان بگذارید تا نیازهای خود را به شما بگویند.
برخی از مدیران مانند اساتید دانشگاه‌ها در کلاس‌های مجازی، زمان‌هایی را برای حل مشکل کارمندان در نظر می‌گیرند. این مدیران به صورت هفتگی در ساعات مشخص به شکلی تلفنی یا مجازی، وقت‌شان را در اختیار کارمندان می‌گذارند، تا آنها بتوانند حرف‌ها و نیازهای‌شان را با مدیریت در میان بگذارند.
۶. با اعضای گروه خود دوست باشید
جلسات را با اعضا دورکار صرفا به گفتگوهای کاری محدود نکنید. با آنها درباره‌ی وضعیت سلامت‌شان، خانواده، و استرس‌های‌شان صحبت کنید.
برای مثال، یک مدیر در حین صحبت درباره‌ی مسائل کاری متوجه می‌شود یکی از اعضای گروه به حال خوشی ندارد و مریض است. این فرد اصرار دارد حالش خوب است، ولی صدا و انرژی وی چیز دیگری را نشان می‌دهند. این مدیر بیشتر پرس و جو می‌کند، و در نهایت، کارمند شرایط سخت خود را برای وی بازگو می‌کند. در این شرایط، مدیر باید وظایف فرد را کم‌تر کند، و هر چند روز یک بار جویای احوال وی شود، و نیازهای‌اش را تا حد امکان برطرف کند.
به طور معمول، یک مدیر وارد مسائل شخصی افراد تیم خود نمی‌شود. ولی در شرایط دورکاری مدیران باید به طور مسئولانه به بررسی نیازها و خواسته‌های تیم دورکارشان بپردازند. برخی از کارمندان به کمک نیاز دارند، و برخی دیگر صرفا می‌خواهند با مدیر صحبت کنند. وقت‌تان را به اندازه‌ی کافی در اختیارشان قرار دهید.
۷. زمانی را برای استراحت اختصاص دهید
به خود و اعضای گروه اجازه دهید، زمانی را در طول روز به استراحت بپردازید. کار کردن پشت رایانه از صبح تا عصر می‌تواند واقعا خسته کننده باشد. چندین ساعت حضور در جلسات مجازی در طول روز افراد را فرسوده می‌کند. تایپ کردن چیزهایی که در حال عادی می‌توانستید به صورت شفاهی بیان کنید، نه تنها وقت‌گیر بلکه بسیار خسته کننده است.
دورکاری می‌تواند به فرسودگی منجر شود. سابقا این‌طور به نظر می‌رسید که کار کردن در محیط کاری سنتی سریع‌تر از شرایط دورکاری باعث خستگی کارمندان می‌شود؛ ولی در این روزها، فشار جدیدی که برای یاد گرفتن فناوری مجازی، انجام کارهای بیشتر در زمان کم‌تر، و جدا کردن کار از شرایط خانه و زندگی بر کارمندان دورکار وارد شده، شرایط دورکاری را تغییر داده است.
ترغیب افراد به گنجاندن زمان‌های استراحت در برنامه‌ی کاری روزانه‌شان–به گونه‌ای که دست‌‌کم چند دقیقه‌ای از کار و تعهدات خانوادگی دور شوند – می‌تواند به کاهش اضطراب و فرسودگی آنها کمک کند.
مدیریت کارمندان از راه دور با مدیریت آنها به صورت مستقیم و رو در رو بسیار متفاوت است. از این تغییرات به گونه‌ای استقبال کنید که بتوانید شرایط فعلی را مدیریت کنید و اعضای تیم نیز بتوانند در همین شرایط به خوبی کار کنند؛ به این ترتیب، شاهد افزایش کارایی و بهره‌وری، و کاهش استرس خواهید بود.