هیچ کس عاشق جلسه نیست. اما جلسه‌ها معمولا برای کسانی که به محیط‌های آرام‌تر برای بارش فکری یا تفکر در مورد موضوعات علاقه دارند، و یا کسانی که صحبت کردن در فضاهای پر سر و صدا برایشان مشکل است، ناراحت‌کننده‌تر است. سؤال اینجاست که چنین افرادی چطور می‌توانند ایده‌هایشان را در جلسه‌ها به خوبی ارائه کنند؟ خانم سوزان کِین نویسنده کتاب «سکوت: قدرت درونگراها در جهانی که نمی تواند حرف زدن را متوقف کند» و یکی از بنیانگذاران موسسه راهبری سکوت توصیه هایی کاربردی را در این خصوص ارائه می دهد که می تواند به شرکت‌ها کمک می‌کند قدرت نیمی از نیروی کار درونگرای خود را بیرون بکشند. در ادامه، مصاحبه هاروارد بیزینس ریویو (Harvard Business Review) با خانم سوزان کین را در این خصوص، بخوانید:
افراد درونگرا ترجیح می‌دهند که بیشتر از اینکه حرف بزنند، گوش دهند و فکر کنند. چطور آنها می‌توانند در یک جلسه، طوری رفتار کنند که غیرفعال و یا حتی بدتر، بی‌علاقه به نظر نیایند در حالی که در واقع عمیقا در مورد موضوعات مورد بحث در حال تفکر هستند؟
چیزی که من از افراد درونگرا می‌خواهم این است که خیلی قبل از شروع یک جلسه، برای آن آماده شوند. حالا مهم نیست که شخصا از آنها خواسته باشند یا خیر اما باید این کار را انجام دهند. آماده کردن افکارتان می‌تواند شما رابه این سمت هل بدهد تا پیش از همه در جلسه صحبت کنید، حتی اگر این تیپ شخصیتی شما نباشد. از نظر روانشناسی این کار به شما کمک خواهد کرد که پیش از شروع جلسه احساس کنید که بخشی از آن جلسه هستید و به این ترتیب به جای اینکه شما مدام منتظر باشید که حرف بزنید، دیگران صحبت‌های خود را در ادامه حرف شما خواهند آورد.
زمانی که یک جلسه خیلی سریع و با فشار بالاست، چطور خود را وارد مکالمه کنیم؟
بسیاری از افراد درونگرا راحت نیستند که فی‌البداهه در مورد چیزی فکر کنند و آن را به اشتراک بگذارند؛ آنها واقعا دوست دارند که پیش از مطرح کردن افکارشان در مورد آنها خوب فکر کتتد. به همین خاطر، مهم است که به عنوان یک فرد درونگرا، پیش از شروع جلسه برای آن آماده باشید و البته خیلی نگران این نباشید که افکارتان پیش از طرح آنها به خوبی شکل گرفته اند یا خیر. توجه کنید که چطور معمولا ایده‌های افراد تا وقتی که روی آنها به خوبی کار نکرده باشند، احمقانه است و برای هیچ‌کس هم مهم نیست. توانایی نظر دادن بدون آمادگی، مثل ورزش دادن یک عضله است که به مرور زمان رشد پیدا می‌کند و ارزش تمرین دارد.
وقتی پاسخ سریعی به تبادل مکالمات در یک جلسه نداریم، چطور برای فکر کردن زمان بخریم؟
همین را بگویید. واقعا می‌گویم؛ همین را بگویید که «من می‌خواهم در موردش فکر کنم». اگر می‌خواهید ظرف چند دقیقه پاسخ دهید، فقط بگویید: «آیا می‌شود چند دقیقه بعد به من برگردید تا من کمی فکر کنم؟». یا اگر فکر می‌کنید که به زمان بیشتری برای پاسخ نیاز دارید، فقط بگويید: «آیا امکان دارد که بحث درباره این ایده را عقب بیندازیم؟ من دوست دارم بیشتر در موردش فکر کنم». طرح این درخواست‌ها اصلا اشکالی ندارد، به خصوص وقتی که شما می‌دانید که به این زمان نیاز دارید و این زمان اضافه به نفع همه خواهد بود. اگر این مسئله را مستقیم و مودبانه مطرح کنید، دیگران با شما راه خواهند آمد.
صحبت کردن در مقابل گروه‌های بزرگ می‌تواند برای برخی افراد چالش‌برانگیز باشد. شما شخصا برای این موقعیت چه استراتژی‌هایی را به کار می‌برید؟
من می‌دانستم که موفقیت کتابم و ایده‌هایی که برای من دارای اهمیت هستند به این بستگی دارد که بتوانم در ملاعام از آنها صحبت کنم. بنابراین پیش از اینکه کتابم منتشر شود می‌دانستم که باید بر ترسم از صحبت در جمع فایق بیایم. من در گروه‌های حامی تمرین سخنوری ثبت نام کردم که فضای دلگرم‌کننده‌ای داشتند. اگر شما از چیزی می‌ترسید و یا با چیزی راحت نیستید باید در محیط‌های کوچک و همراه، کم‌کم خودتان را در معرض آن قرار دهید تا به مرور زمان بر آن غلبه کنید. برای فایق آمدن بر ترس‌ها، هیچ راهی به جز این وجود ندارد. اما منظور این نیست که خود را فورا در معرض یک موقعیت با ریسک بالا قرار دهید و از خودتان انتظار ارائه به بهترین شکل را داشته باشید. با گام‌های کوچک آغاز کنید و کم کم مثل پرورش یک عضله، قدرت سخنوری خود را قوی می‌کنید و بهتر خواهید شد. برای شروع سعی کنید که خود را در معرض صحبت کردن در جمع‌های کوچک مثلا ۱ تا ۱۰ نفر قرار دهید که سطح استرس پایین‌تر باشد. شما در این موقعیت‌ها خود را تقویت می‌کنید اما نه خیلی زیاد و به یکباره. همینطور به مرور زمان می‌توانید این تعداد را بالاتر ببرید. خیلی از شهرها و محلات مؤسساتی دارند که در آنها می‌توان سخنوری را تمرین کرد. آن را در شهر خود پیدا کنید؛ این کلاس‌ها برای غلبه بر استرس ناشی از صحبت در جمع، خیلی مفید خواهند بود.
برخی افراد در هنگام ارائه و یا صحبت در جمع دچار واکنش‌های فیزیکی مثل سرخ شدن و یا حتی کهیر زدن می‌شوند. چه کار باید کرد وقتی همه به وضوح می‌توانند ترس شما را ببینند؟
در بدترین شرایط اگر این اتفاق افتاد، به یاد داشته باشید که در نهایت دیگران به ایده‌هایی که مطرح می‌کنید، علاقه دارند. به جز مواردی استثنایی که شما قرار است در آنها سخنوری بی‌عیب و نقص باشید، در اکثر موارد آنچه اهمیت دارد آن چیزی است که می‌خواهید بگویید و اینکه به آنچه می‌خواهید بگویید ایمان داشته باشید. خوب اگر نمی‌توانید کاری در مورد سرخ شدن و دیگر واکنش‌های فیزیکی خودتان داشته باشید، توصیه می‌کنم که به آنها اهمیت ندهید و فقط به پیام خود فکر کنید. اما متوجه هستم که گفتن این حرف بسیار راحت‌تر از عمل کردن به آن است، بنابراین دو راه حل می‌توانم توصیه کنم. برای یک راه حل سریع، خوب است که پیش از صحبت خود، تمرین‌های تنفسی داشته باشید تا آرام شوید. راه حل بلند‌مدت این است که صحبت کردن در حضور دیگران را تمرین کنید. هر چه قدر این کار برای شما راحت تر شود، بدن شما هم به این وضعیت بیشتر عادت می‌کند؛ بنابراین کمتر دچار استرس و واکنش‌های فیزیکی ناشی از آن می‌شوید.
مدیران چطور می‌توانند ساختار و یا فرمت جلسه‌ها را تغییر دهند تا بتوانند بیشتر از افراد درونگرا در تیم خود بشنوند؟
این کاری است که ما به وفور در موسسه راهبری سکوت انجام می‌دهیم. وقتی با شرکت‌ها برای حل این مشکل کار می‌کنیم، توصیه ما به آنها این است که جلسه‌های کمتری برای تازه‌وارد‌ها بگذارند. شما به عنوان مدیر باید بدانید که اگر در یک جلسه با حضور تمام کارکنان و یا ذی‌نفعان، از افراد درونگرا چیزی بپرسید، زیاد از ایده‌های آنها بهره‌مند نخواهید شد. برای بهره‌وری بیشتر، یعنی دریافت پاسخ‌ها و ایده‌های بهتر، باید رهیافت خود را تغییر دهید. به جای پخش کردن صورت جلسه در آخرین لحظات قبل از جلسه، موضوع جلسه را پیش از جلسه، به شرکت کنندگان اطلاع دهید و بگویید که در چه موردی می‌خواهید صحبت کنید. وقتی از دیگران انتظار داریم که فکر کنند و برای جلسه‌ای آماده شوند، باید به آنها زمان کافی برای کسب آمادگی بدهیم. همینطو باید دقت داشته باشید که چه کسانی در جلسه‌ها مدام حرف می‌زنند و چه کسانی خیر. سعی کنید که شما فضای جلسه را شکل دهید و زمینه را برای صحبت کردن افراد کم حرف بیشتر فراهم کنید. این به این معناست که گاهی اسمشان را در جلسه صدا بزنید تا افکارشان را با دیگران به اشتراک بگذارند. باورکنید یا نه، افراد اغلب از اینکه نامشان را صدا بزنید و از آنها بخواهید که نظرشان را با شما در میان بگذارند، خوشحال می‌شوند چرا که خودشان اینقدر احساس راحتی نمی‌کردند که این فرصت را به دست بیاورند.