چگونه یک جلسه را به صورت تعاملی اداره کنیم؟

تسهیلگر‌ فردی است‌ بی‌طرف‌ كه‌ درتولید نظرات‌ جلسه‌ مشاركت‌ نكرده‌ و در ارزیابی‌ نظرات  نقشی‌ ندارد. تسهیلگر به اعضای جلسه کمک می کند که انرژی های خود را درجهت اهداف جلسه صرف کنند و همچنین فراهم کننده فرصت مشارکت برای کلیه افراد حاضر در جلسه است.

دبیر جلسه: وظیفه دبیر جلسه مستند سازی و ایجاد حافظه گروهی در جلسه است. دبیر جلسه تلاش می کند تا عین کلمات افراد را بنویسد نه اینکه برداشت های شخصی خودش را . فراموش نکنیم که دبیر جلسه فردی بی طرف است.

اعضای‌ جلسه: اعضای جلسه مشارکت کنندگان و تولید کنندگان فکر و اندیشه و راه حل هستند. اعضای جلسه تلاش می کنند تا تسهیلگر و دبیر جلسه (کاتب) وظایفشان را انجام دهند.

رئیس‌ جلسه: در روش‌ سنتی، رئیس‌ جلسه‌ همزمان‌ اداره‌كننده‌ جلسه‌ نیز محسوب‌ می‌شود. ولی‌ در روش‌ تعاملی، رئیس، جلسه‌ را اداره‌ نمی‌كند بلكه‌ عضو فعال‌ آن‌ است. رئیس‌ تمام‌ تصمیمات‌ نهایی‌ را می‌گیرد. درصورتی‌ كه‌ پیشرفت‌ جلسه‌ رضایت‌بخش‌ نباشد، می‌تواند محدودیتهایی‌ وضع‌ كند و درمورد نقطه‌نظرات‌ خود به‌طور فعال‌ بحث‌ كند. رئیس‌ می‌تواند اعضای‌ گروه‌ را به‌ قبول‌ وظایف‌ ترغیب‌ سازد و یا ترتیب‌ جلسه‌ دیگر و با گروه‌ دیگر را بدهد و یا با رسانه‌ها در تماس‌ باشد.

در روش تعاملی تسهیلگر جلسه را آغاز می کند. ابتداء ازشرکت کنندگان می خواهد یک مقداری قانون برای نحوه اداره جلسه و فرایند جلسه پیشنهاد کنند . اگر قبلا دستورالعملی توسط گروه تهیه شده است تلاش می شود تا دستورالعمل مربوط دوره شود. سپس دستور جلسه مطرح می شود و با توافق جمع موضوعات یکی یکی بررسی می شوند د رهمه مراحل استفاده از تکنیک های بارش افکار موثر است. نتایج همواره با نظر جمع دسته بندی می شوند. همه شرکت کنندگان به مشارکت تشویق می شوند. اگر موضوعی خارج از دستور بود در یک گوشه توسط دبیر جلسه یادداشت می شود ( موضوع پارک می شود) تا مجددا در آینده نزدیک بررسی شوند.

موانع‌ و مشكلات‌ جلسات‌

1-توجه‌ اعضای‌ جلسه‌ به‌ موضوعهای‌ مختلف‌ در یك‌ زمان: جلسه‌ تركیبی‌ از افراد با عقاید و سلایق متفاوت  است‌. بنابراین‌ طبیعی‌ است‌ كه‌ به‌ هنگام‌ جلسه، ذهن‌ هریك‌ ازشرکت کنندگان به‌ مورد خاصی‌ معطوف‌ شود.

2-گاهی اوقات موضوع مورد بحث در جلسه با فرایند اداره جلسه مغشوش می شود.

3-برخورد شخصی: گاهی اوقات اعضای جلسه موضوع جلسه را شخصی می کنند و به جای گفتگو راجع به موضوع جلسه تلاش می کنند تا یکدیگر را هدف حملات قراردهند.

4-روشن‌ نبودن‌ نقشها و مسئولیتها: یكی‌ از مهمترین‌ موانع‌ جلسات‌ موثر، روشن‌ نبودن‌ مسئولیتها و نقشهای‌ افراد شركت‌كننده‌ در جلسه‌ است. تنها راه‌حل‌ این‌ موضوع‌ تعریف‌ دقیق‌ نقش‌ و مسئولیت‌ هریك‌ از حضار جلسه، قبل‌ از تشكیل‌ آن‌ است.

5-سوء استفاده از قدرت توسط رییس جلسه . گاهی اوقات رییس جلسه تلاش می کند تا با امکانی که به عنوان رییس جلسه دارد از قدرت رییس سوءاستفاده کند و نظرات خودش را جلو ببرد. 

6-گرایش افراد به یکسان فکر کردن از دیگر مشکلات موجود در جلسات است. یکی از ویژگی های روش تعاملی این است که افراد را تشویق می کند تا اظهار نظر کنند. اظهار نظر متفاوت توسط یک گروه با تخصص های مختلف به ارایه راه حل های هوشمندانه کمک می کند.

منبع عکس

آموزش و توانمندسازی

نظرات

mahdisalehi's picture

mahdisalehi

07.18.10

من احساس می کنم اینکه رئیس جلسه تصمیمات نهایی را می گیرد باعث میشه جلسه از حالت دموکراتیک خارج بشه. چرا از رای گیری استفاده نمی کنیم برای تصمیم نهایی؟

dinak's picture

dinak

07.21.10

فکر می کنم چون مدیر جلسه یا همان تسهیل گر نقش خنثی دارد، می تواند با برآورد صحبت ها و نظرها نتیجه ی نهایی را اعلام کند که نوعی رای گیری غیر مستقیم است.